Khai Báo Thuế Hộ Kinh Doanh: Chi Phí Phí Nền Tảng & Vận Chuyển
Published on Tháng 12 17, 2025 by Admin
Bắt đầu từ năm 2026, Việt Nam sẽ có những thay đổi lớn trong cách quản lý thuế đối với hộ kinh doanh. Cụ thể, chế độ thuế khoán sẽ dần được bãi bỏ, thay vào đó là phương thức tự khai báo và nộp thuế. Điều này đặt ra nhiều câu hỏi, đặc biệt là cách xử lý các khoản phí nền tảng thương mại điện tử và chi phí vận chuyển khi tính doanh thu chịu thuế. Bài viết này sẽ giúp các nhà quản lý E-commerce hiểu rõ vấn đề này.
Tổng Quan Về Thay Đổi Thuế Hộ Kinh Doanh
Chính phủ đang hướng tới một hệ thống thuế minh bạch và công bằng hơn. Hà Nội, điển hình là thành phố đã đưa ra nhiều biện pháp hỗ trợ các hộ kinh doanh chuyển đổi sang mô hình tự khai báo thuế. Mục tiêu là thúc đẩy sự phát triển bền vững của khu vực kinh tế tư nhân. Theo đó, từ ngày 1 tháng 1 năm 2026, chế độ thuế khoán sẽ không còn được áp dụng cho các hộ kinh doanh.
Tại sao lại có sự thay đổi này?
Sự thay đổi này nhằm mục đích xây dựng một hệ thống thuế số hóa, minh bạch và công bằng. Nó cũng giúp thúc đẩy tăng trưởng kinh tế bền vững. Việc chuyển đổi sang tự khai báo giúp các hộ kinh doanh chủ động hơn trong nghĩa vụ thuế của mình. Hơn nữa, nó cũng giúp cơ quan thuế quản lý hiệu quả hơn.
Thành phố Hà Nội đã có những bước đi cụ thể để hỗ trợ hơn 300.000 hộ kinh doanh. Các hộ này sẽ chuyển đổi từ thuế khoán sang tự khai báo. Các biện pháp bao gồm đào tạo kỹ năng số và hướng dẫn sử dụng các ứng dụng thuế điện tử. Ví dụ, các ứng dụng như Etax Mobile và các phần mềm kế toán sẽ được giới thiệu rộng rãi. Ngoài ra, các điểm hỗ trợ sẽ được thiết lập tại các chợ truyền thống và khu vực kinh doanh sầm uất.
Xử Lý Phí Nền Tảng Thương Mại Điện Tử
Khi kinh doanh trên các sàn thương mại điện tử (TMĐT) như Shopee, Lazada, Tiki, hoặc các nền tảng mạng xã hội như Facebook, TikTok, các hộ kinh doanh thường phải chịu các khoản phí nhất định. Các khoản phí này có thể bao gồm phí niêm yết, phí giao dịch, phí quảng cáo, hoặc phí dịch vụ khác.
Các loại phí nền tảng phổ biến
- Phí giao dịch: Một phần trăm nhất định trên mỗi đơn hàng thành công.
- Phí quảng cáo/khuyến mãi: Chi phí cho việc chạy quảng cáo hoặc tham gia các chương trình khuyến mãi của sàn.
- Phí dịch vụ khác: Bao gồm phí lưu kho, phí xử lý đơn hàng, phí sử dụng các công cụ nâng cao.
Việc xác định liệu các khoản phí này có được khấu trừ vào doanh thu tính thuế hay không là một vấn đề quan trọng. Theo quy định hiện hành, các chi phí hợp lý, hợp pháp và phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của hộ kinh doanh thường được xem xét để khấu trừ. Tuy nhiên, điều này cần được xem xét kỹ lưỡng dựa trên hóa đơn, chứng từ và quy định cụ thể của từng loại phí.
Cách hạch toán chi phí phí nền tảng
Để khai báo đúng, các hộ kinh doanh cần thu thập đầy đủ hóa đơn, chứng từ liên quan đến các khoản phí này. Các sàn TMĐT thường cung cấp báo cáo chi tiết về các khoản phí đã trừ. Bạn cần kiểm tra xem các báo cáo này có đủ tính pháp lý để làm chứng từ khấu trừ hay không. Thông thường, các khoản phí này được coi là chi phí hoạt động. Do đó, chúng có thể được trừ vào doanh thu để tính lợi nhuận chịu thuế.
Nhiều hộ kinh doanh đang kinh doanh trên các sàn TMĐT lớn. Họ cần hiểu rõ cách các sàn này tính phí. Ví dụ, các quy định thuế cho hộ kinh doanh trên các sàn quốc tế như Amazon, Etsy cũng có những điểm tương đồng và khác biệt. Việc lưu giữ cẩn thận các biên lai, sao kê thanh toán từ nền tảng là rất cần thiết. Điều này đảm bảo tính minh bạch khi quyết toán thuế.
Xử Lý Chi Phí Vận Chuyển
Chi phí vận chuyển là một yếu tố không thể thiếu trong thương mại điện tử. Nó bao gồm chi phí đóng gói, chi phí thuê đơn vị vận chuyển, và các chi phí liên quan khác. Việc xử lý khoản chi phí này khi khai báo doanh thu chịu thuế cũng cần được làm rõ.
Các yếu tố cấu thành chi phí vận chuyển
- Phí vận chuyển cho khách hàng: Khoản phí mà người mua thanh toán.
- Phí vận chuyển do người bán chịu: Các chi phí phát sinh để đưa hàng đến tay người mua, có thể bao gồm phí của đơn vị vận chuyển, phí giao hàng nhanh, v.v.
Trong trường hợp hộ kinh doanh tự tổ chức vận chuyển hoặc sử dụng dịch vụ của bên thứ ba, các chi phí phát sinh này thường được xem là chi phí kinh doanh hợp lý. Tuy nhiên, cần có đầy đủ hóa đơn, chứng từ từ các đơn vị vận chuyển để chứng minh. Ví dụ, bạn cần có hóa đơn dịch vụ vận chuyển từ các công ty như Giao Hàng Nhanh, Viettel Post, hay VNPost.
Doanh thu và chi phí vận chuyển
Doanh thu của hộ kinh doanh là tổng số tiền thu được từ việc bán hàng hóa, dịch vụ. Các khoản phí nền tảng và chi phí vận chuyển thường được trừ ra khỏi tổng doanh thu để tính ra lợi nhuận chịu thuế. Tuy nhiên, cách hạch toán cụ thể có thể phụ thuộc vào việc bạn là người bán chịu phí vận chuyển hay người mua thanh toán phí vận chuyển.
Nếu bạn là người bán và chịu phí vận chuyển, khoản phí này sẽ được ghi nhận là chi phí. Nếu người mua thanh toán trực tiếp cho đơn vị vận chuyển hoặc qua nền tảng và khoản tiền này được chuyển cho đơn vị vận chuyển, thì đó không phải là doanh thu của bạn. Tuy nhiên, nếu bạn thu tiền vận chuyển từ khách hàng và sau đó tự thanh toán cho đơn vị vận chuyển, thì khoản tiền thu được từ khách hàng này có thể được coi là doanh thu, và chi phí thanh toán cho đơn vị vận chuyển sẽ là chi phí được trừ.
Việc quản lý chặt chẽ các khoản thu và chi, đặc biệt là các chi phí liên quan đến nền tảng và vận chuyển, là vô cùng quan trọng. Các hộ kinh doanh có thể tham khảo các giải pháp quản lý bán hàng hợp kênh như Sapo để theo dõi doanh thu và chi phí một cách hiệu quả. Sapo cung cấp các công cụ quản lý bán hàng giúp tối ưu hóa quy trình kinh doanh và kê khai thuế.
Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử
Việc sử dụng hóa đơn điện tử là một bước tiến quan trọng trong công tác quản lý thuế. Đặc biệt, hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền sẽ giúp việc ghi nhận doanh thu và chi phí trở nên minh bạch hơn.
Lợi ích của hóa đơn điện tử
- Tăng cường minh bạch: Giảm thiểu gian lận thuế và thất thu ngân sách.
- Tiện lợi cho người dùng: Dễ dàng lưu trữ, tra cứu và quản lý.
- Giảm chi phí: Tiết kiệm chi phí in ấn và lưu trữ hóa đơn giấy.
Hà Nội đang đẩy mạnh việc triển khai hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Đến nay, đã có hơn 14.000 hộ kinh doanh và cá nhân sử dụng loại hóa đơn này. Điều này cho thấy xu hướng chuyển đổi số trong công tác thuế đang diễn ra mạnh mẽ. Hộ kinh doanh nên chủ động tìm hiểu và áp dụng các giải pháp hóa đơn điện tử. Bạn có thể tham khảo các nhà cung cấp giải pháp như MInvoice để được tư vấn.
Kết nối với các nền tảng khác
Nhiều hộ kinh doanh hoạt động đa kênh, bao gồm cả bán hàng trực tiếp và trên các sàn TMĐT. Việc tích hợp hệ thống hóa đơn điện tử với các nền tảng bán hàng này sẽ giúp tự động hóa quy trình xuất hóa đơn. Đồng thời, nó cũng giúp quản lý doanh thu và chi phí một cách chính xác và hiệu quả hơn. Đây là một bước quan trọng để đáp ứng yêu cầu của cơ quan thuế trong tương lai.
Hỗ Trợ Chuyển Đổi Sang Thuế Tự Khai Báo
Chính phủ và chính quyền địa phương đang nỗ lực hỗ trợ các hộ kinh doanh trong quá trình chuyển đổi này. Các biện pháp hỗ trợ bao gồm:
- Đào tạo kỹ năng số: Hướng dẫn sử dụng các phần mềm thuế điện tử, ứng dụng kế toán.
- Tư vấn pháp lý miễn phí: Hỗ trợ giải đáp thắc mắc về quy định thuế.
- Hỗ trợ công nghệ: Khuyến khích các công ty công nghệ cung cấp phần mềm miễn phí hoặc giảm giá.
- Thiết lập các điểm hỗ trợ: Tại các khu vực kinh doanh tập trung.
Cơ quan thuế đã phân loại người nộp thuế thành ba nhóm dựa trên doanh thu hàng năm để có các biện pháp hỗ trợ phù hợp: dưới 200 triệu VNĐ, từ 200 triệu đến 3 tỷ VNĐ, và trên 3 tỷ VNĐ. Điều này cho thấy sự quan tâm và định hướng rõ ràng trong việc hỗ trợ từng nhóm hộ kinh doanh.
Vai trò của công nghệ
Công nghệ đóng vai trò then chốt trong việc chuyển đổi này. Việc sử dụng các ứng dụng như e-Tax Mobile giúp người nộp thuế có thể khai báo và nộp thuế trực tuyến một cách dễ dàng. Hơn 85% người nộp thuế tại Hà Nội đã cài đặt và sử dụng ứng dụng này. Điều này cho thấy sự tiếp nhận tích cực của cộng đồng doanh nghiệp nhỏ.
Ngoài ra, việc thúc đẩy thanh toán điện tử qua mã QR, POS, ví điện tử cũng đang được đẩy mạnh. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho cả người bán và người mua, đồng thời giúp cơ quan thuế dễ dàng theo dõi dòng tiền. Sự phát triển của các nền tảng như TikTok Shop, Shopee cũng đi kèm với những quy định thuế cần tuân thủ.
Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ)
Khoản phí nền tảng và phí vận chuyển có được trừ vào chi phí tính thuế không?
Thông thường, các khoản phí này được xem là chi phí hoạt động hợp lý nếu chúng phục vụ trực tiếp cho hoạt động kinh doanh và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp. Tuy nhiên, cách hạch toán cụ thể có thể thay đổi tùy thuộc vào quy định và cách thức phát sinh chi phí.
Tôi cần chuẩn bị những loại giấy tờ nào để chứng minh chi phí vận chuyển và phí nền tảng?
Bạn cần chuẩn bị hóa đơn, chứng từ từ các nhà cung cấp dịch vụ (đơn vị vận chuyển, nền tảng TMĐT), sao kê tài khoản ngân hàng, biên lai thanh toán, và các báo cáo chi tiết từ nền tảng mà bạn đang kinh doanh.
Khi nào thì chi phí vận chuyển không được coi là chi phí được trừ?
Nếu khoản phí vận chuyển mà bạn thu từ khách hàng không được sử dụng để thanh toán cho đơn vị vận chuyển hoặc không có chứng từ hợp lệ, nó có thể không được xem là chi phí được trừ. Hoặc nếu đó là chi phí cá nhân, không liên quan đến hoạt động kinh doanh.
Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có ý nghĩa gì đối với hộ kinh doanh?
Hóa đơn điện tử này giúp ghi nhận doanh thu bán hàng một cách tức thời và minh bạch, giảm thiểu rủi ro sai sót hoặc gian lận. Nó cũng là cơ sở quan trọng để cơ quan thuế kiểm tra và đối chiếu doanh thu thực tế.
Tôi có thể tìm kiếm sự hỗ trợ ở đâu khi gặp khó khăn trong việc khai báo thuế?
Bạn có thể tìm kiếm sự hỗ trợ từ cơ quan thuế địa phương, các trung tâm hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa, hoặc các chuyên gia tư vấn thuế. Các chương trình hỗ trợ của thành phố Hà Nội cũng là một nguồn lực quan trọng.
Việc chuyển đổi sang mô hình tự khai báo thuế là một bước đi tất yếu để hiện đại hóa hệ thống thuế Việt Nam. Các hộ kinh doanh cần chủ động nắm bắt thông tin, chuẩn bị đầy đủ chứng từ và tận dụng các công cụ hỗ trợ. Đặc biệt, việc hiểu rõ cách xử lý các khoản phí nền tảng và chi phí vận chuyển sẽ giúp bạn khai báo doanh thu chính xác và tuân thủ tốt các quy định pháp luật. Nếu bạn đang kinh doanh trên các sàn TMĐT, việc tìm hiểu về quy định thuế cho Shopee và TikTok Shop là rất cần thiết.
