Khi nào hộ kinh doanh nên chuyển sang phương pháp kế toán?

Việc chuyển đổi từ phương pháp tính thuế khoán sang phương pháp kê khai (hay còn gọi là phương pháp kế toán) là một bước ngoặt quan trọng đối với nhiều hộ kinh doanh cá thể tại Việt Nam. Sự thay đổi này, dự kiến chính thức áp dụng từ ngày 1 tháng 1 năm 2026, mang đến cả cơ hội lẫn thách thức đáng kể. Quyết định chuyển đổi không chỉ ảnh hưởng đến cách thức nộp thuế mà còn tác động sâu sắc đến hoạt động quản lý, khả năng tiếp cận vốn và định hướng phát triển lâu dài của doanh nghiệp bạn.

Bài viết này sẽ đi sâu vào phân tích thời điểm thích hợp để hộ kinh doanh cân nhắc chuyển đổi, những lợi ích tiềm năng, cũng như những yếu tố cần chuẩn bị kỹ lưỡng. Chúng ta sẽ khám phá lý do đằng sau sự thay đổi này và làm thế nào để tận dụng tối đa nó cho sự phát triển bền vững.

Hiểu rõ bản chất của hai phương pháp tính thuế

Trước khi quyết định chuyển đổi, điều quan trọng là phải hiểu rõ sự khác biệt cốt lõi giữa phương pháp tính thuế khoán và phương pháp kê khai.

Phương pháp tính thuế khoán (Lump-sum method)

Đây là phương pháp truyền thống, đơn giản và quen thuộc với đa số hộ kinh doanh nhỏ. Theo đó, cơ quan thuế sẽ ấn định một khoản thuế cố định hàng tháng hoặc hàng quý dựa trên ước tính về doanh thu, ngành nghề kinh doanh và địa điểm kinh doanh.

Ưu điểm:

• Thủ tục đơn giản, không yêu cầu ghi chép sổ sách phức tạp.
• Dự đoán được chi phí thuế định kỳ.
• Phù hợp với các hộ kinh doanh có quy mô nhỏ, doanh thu ổn định và ít biến động.

Nhược điểm:

• Có thể dẫn đến nộp thuế cao hơn thực tế nếu doanh thu không đạt mức ước tính.
• Khó khăn trong việc chứng minh chi phí, dẫn đến hạn chế trong việc khấu trừ thuế giá trị gia tăng (VAT).
• Ít linh hoạt khi quy mô kinh doanh thay đổi hoặc có các khoản chi phí phát sinh lớn.
• Hạn chế khả năng tiếp cận các dịch vụ tài chính chuyên nghiệp như vay vốn ngân hàng.

Phương pháp kê khai (Declaration method)

Phương pháp này yêu cầu hộ kinh doanh tự khai báo doanh thu, chi phí thực tế phát sinh và tính toán số thuế phải nộp theo quy định của pháp luật. Điều này đòi hỏi việc ghi chép sổ sách kế toán, lưu giữ hóa đơn, chứng từ một cách minh bạch và đầy đủ.

Ưu điểm:

• Đảm bảo tính công bằng, chỉ nộp thuế trên doanh thu và lợi nhuận thực tế.
• Tạo điều kiện thuận lợi để khấu trừ thuế VAT đầu vào nếu có.
• Tăng cường tính minh bạch, chuyên nghiệp trong quản lý tài chính.
• Cải thiện uy tín, tạo nền tảng vững chắc để tiếp cận các nguồn vốn, đối tác lớn.
• Phù hợp với xu hướng hiện đại hóa quản lý thuế.

Nhược điểm:

• Yêu cầu kiến thức về kế toán, thuế hoặc cần thuê dịch vụ kế toán chuyên nghiệp.
• Tốn thời gian và công sức hơn trong việc ghi chép, báo cáo.
• Cần đầu tư vào các công cụ quản lý, phần mềm kế toán.
• Chịu sự giám sát chặt chẽ hơn từ cơ quan thuế.

Tại sao lại có sự thay đổi từ thuế khoán sang kê khai?

Theo Nghị quyết 68-NQ/TW, việc chuyển đổi từ phương pháp tính thuế khoán sang hệ thống tự khai báo nhằm mục tiêu đảm bảo tính minh bạch, công bằng và thúc đẩy sự phát triển mạnh mẽ hơn của khu vực kinh tế tư nhân.

Từ ngày 1 tháng 1 năm 2026, phương pháp tính thuế khoán sẽ chính thức bị bãi bỏ. Thay vào đó, các hộ kinh doanh sẽ phải tự khai báo doanh thu, tính và nộp thuế theo quy định, đồng thời tuân thủ các yêu cầu về hóa đơn điện tử thay vì nộp một khoản thuế cố định.

Sự thay đổi này được kỳ vọng sẽ:

• Nâng cao tính minh bạch và công bằng trong hệ thống thuế.
• Thúc đẩy tăng trưởng khu vực kinh tế tư nhân, một động lực quan trọng của nền kinh tế.
• Tạo điều kiện để hộ kinh doanh có thể tiếp cận các khoản vay, mở rộng hoạt động và dần chuyển đổi thành doanh nghiệp chính thức.

Thời điểm vàng để chuyển đổi sang phương pháp kê khai

Quyết định chuyển đổi sang phương pháp kê khai không nên được đưa ra một cách vội vàng. Dưới đây là những dấu hiệu và điều kiện cho thấy đây có thể là thời điểm thích hợp cho hộ kinh doanh của bạn:

1. Doanh thu tăng trưởng vượt ngưỡng miễn thuế

Hiện tại, các hộ kinh doanh có doanh thu dưới 200 triệu đồng/năm sẽ được miễn thuế giá trị gia tăng (VAT) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Tuy nhiên, khi doanh thu của bạn vượt qua ngưỡng này một cách ổn định, việc áp dụng phương pháp kê khai sẽ trở nên có lợi hơn.

Cụ thể, nếu doanh thu hàng năm của bạn liên tục vượt quá 200 triệu đồng, bạn sẽ phải tuân thủ hệ thống kê khai thuế. Việc chủ động chuyển đổi sớm giúp bạn làm quen với quy trình, chuẩn bị hồ sơ và tối ưu hóa nghĩa vụ thuế ngay từ đầu thay vì bị động.

Ví dụ, nếu bạn kinh doanh các mặt hàng có biên lợi nhuận cao hoặc có nhiều chi phí đầu vào có thể khấu trừ, việc kê khai sẽ giúp bạn giảm bớt gánh nặng thuế đáng kể so với việc đóng thuế khoán.

2. Có nhu cầu tiếp cận các nguồn vốn hoặc đối tác lớn

Các tổ chức tài chính, ngân hàng và các đối tác kinh doanh lớn thường yêu cầu sự minh bạch và chuyên nghiệp trong hoạt động của doanh nghiệp. Phương pháp tính thuế khoán với sổ sách không rõ ràng thường là rào cản lớn khi bạn muốn xin vay vốn, huy động vốn đầu tư hoặc hợp tác với các tập đoàn lớn.

Khi bạn chuyển sang phương pháp kê khai, bạn sẽ có:

• Báo cáo tài chính minh bạch.
• Sổ sách kế toán rõ ràng.
• Hóa đơn, chứng từ đầy đủ.

Những yếu tố này sẽ nâng cao đáng kể uy tín của hộ kinh doanh, giúp bạn dễ dàng hơn trong việc chứng minh năng lực tài chính và hoạt động kinh doanh với các bên liên quan.

Nếu bạn đang có kế hoạch mở rộng quy mô kinh doanh, đầu tư vào máy móc thiết bị mới hoặc mở thêm chi nhánh, việc chuẩn bị sẵn sàng cho phương pháp kê khai sẽ là một lợi thế cạnh tranh lớn.

3. Ngành nghề kinh doanh có chi phí đầu vào lớn và phức tạp

Một số ngành nghề kinh doanh đặc thù có chi phí đầu vào đáng kể, ví dụ như sản xuất, thương mại bán buôn, hoặc các dịch vụ đòi hỏi nhiều nguyên vật liệu, thiết bị. Trong trường hợp này, phương pháp thuế khoán có thể không phản ánh đúng thực tế chi phí của bạn.

Với phương pháp kê khai, bạn có thể:

• Khai báo và khấu trừ thuế VAT đối với các chi phí mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh.
• Ghi nhận và hạch toán chi phí một cách chính xác, giúp xác định lợi nhuận thực tế.

Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn thường xuyên mua sắm hàng hóa với số lượng lớn, hoặc sử dụng các dịch vụ có hóa đơn VAT. Việc khấu trừ chi phí quảng cáo trên Facebook, Google Ads hay chi phí thuê mặt bằng, nguyên vật liệu đều trở nên khả thi hơn.

4. Mong muốn chuyên nghiệp hóa công tác quản lý

Nếu bạn có tham vọng phát triển hộ kinh doanh thành một doanh nghiệp quy mô lớn hơn trong tương lai, việc bắt đầu áp dụng phương pháp kê khai ngay từ bây giờ là một bước đi chiến lược. Điều này giúp bạn:

• Xây dựng nền tảng quản lý tài chính vững chắc.
• Đào tạo đội ngũ nhân viên về quy trình kế toán cơ bản.
• Làm quen với các quy định pháp lý liên quan đến kế toán, thuế.

Sự chuyển đổi này không chỉ là nghĩa vụ thuế mà còn là sự đầu tư vào năng lực nội tại của doanh nghiệp. Nó định hình một tư duy kinh doanh chuyên nghiệp và bài bản hơn.

5. Có khả năng tiếp cận công nghệ và nguồn lực hỗ trợ

Việc áp dụng phương pháp kê khai đòi hỏi sự hỗ trợ từ công nghệ và nguồn lực chuyên môn. Nếu bạn có khả năng tiếp cận các giải pháp phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử hoặc có thể thuê dịch vụ kế toán chuyên nghiệp, thì việc chuyển đổi sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.

Các công ty như MISA đã cung cấp các giải pháp toàn diện cho hộ kinh doanh, bao gồm quản lý bán hàng, hóa đơn điện tử và kê khai thuế trên một ứng dụng smartphone duy nhất. Đối với các hộ kinh doanh lớn hơn, có thể kết hợp các giải pháp này với thiết bị POS, hệ thống kế toán và dịch vụ của các chuyên gia kế toán.

Ngoài ra, các ngân hàng như VPBank cũng đã giới thiệu các gói giải pháp tài chính và hỗ trợ quản lý dành riêng cho hộ kinh doanh, giúp họ không chỉ có vốn mà còn được hỗ trợ về quản lý và tái đầu tư.

Những thách thức khi chuyển đổi và cách khắc phục

Mặc dù mang lại nhiều lợi ích, quá trình chuyển đổi từ thuế khoán sang kê khai không phải lúc nào cũng suôn sẻ. Dưới đây là một số thách thức phổ biến và các giải pháp:

Thách thức 1: Thiếu kiến thức về kế toán và thuế

Đây là rào cản lớn nhất đối với nhiều chủ hộ kinh doanh. Việc ghi chép sổ sách, hiểu các quy định về thuế, hóa đơn có thể gây bối rối.

Giải pháp:

• Tham gia các khóa đào tạo ngắn hạn: Có nhiều khóa học về kế toán, thuế dành cho chủ doanh nghiệp nhỏ.
• Sử dụng dịch vụ kế toán thuê ngoài: Đây là lựa chọn tối ưu, giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức và đảm bảo tuân thủ pháp luật. Các chuyên gia sẽ giúp bạn xử lý mọi vấn đề liên quan đến sổ sách, báo cáo thuế.
• Ứng dụng phần mềm kế toán: Các phần mềm hiện đại với giao diện thân thiện sẽ hỗ trợ bạn rất nhiều trong việc ghi chép và quản lý.

Thách thức 2: Chi phí đầu tư ban đầu

Việc đầu tư vào phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử, hoặc thuê dịch vụ kế toán có thể phát sinh chi phí ban đầu.

Giải pháp:

• Tận dụng các ưu đãi: Một số nhà cung cấp dịch vụ có các gói ưu đãi cho khách hàng mới hoặc các chương trình hỗ trợ chuyển đổi.
• Lựa chọn giải pháp phù hợp với quy mô: Bắt đầu với các gói dịch vụ cơ bản hoặc ứng dụng miễn phí/chi phí thấp nếu quy mô kinh doanh còn nhỏ.
• Xem xét lợi ích dài hạn: Chi phí đầu tư ban đầu thường nhỏ hơn nhiều so với những lợi ích về minh bạch, khả năng tiếp cận vốn và tối ưu hóa thuế trong tương lai.

Thách thức 3: Thay đổi thói quen quản lý

Việc chuyển từ một hệ thống đơn giản sang một hệ thống đòi hỏi sự chi tiết, tỉ mỉ có thể gây khó khăn trong việc thay đổi thói quen làm việc vốn có.

Giải pháp:

• Quy trình hóa công việc: Xây dựng các quy trình rõ ràng cho từng nghiệp vụ kế toán, nhập liệu, xuất hóa đơn.
• Phân công trách nhiệm: Nếu có nhân viên, hãy phân công rõ ràng ai chịu trách nhiệm cho từng phần việc.
• Kiên trì và nhất quán: Sự thay đổi cần thời gian. Hãy kiên trì áp dụng quy trình mới và khuyến khích sự hợp tác từ mọi người.

Cơ hội nào đang chờ đón hộ kinh doanh khi chuyển đổi?

Sự thay đổi mang tính pháp lý này không chỉ là một nghĩa vụ, mà còn mở ra nhiều cánh cửa cơ hội cho hộ kinh doanh:

• Nâng cao uy tín và hình ảnh thương hiệu: Kinh doanh minh bạch, tuân thủ pháp luật giúp xây dựng lòng tin với khách hàng, đối tác và cơ quan quản lý.
• Dễ dàng tiếp cận vốn vay: Báo cáo tài chính rõ ràng là chìa khóa để chứng minh khả năng trả nợ và mở rộng tín dụng.
• Hội nhập sâu hơn vào chuỗi giá trị: Nhiều doanh nghiệp lớn chỉ hợp tác với các nhà cung cấp có đầy đủ chứng từ và tuân thủ quy định.
• Cơ sở để phát triển thành doanh nghiệp: Chuyển đổi sang phương pháp kê khai là bước đệm quan trọng cho việc thành lập công ty và phát triển quy mô lớn hơn.
• Tối ưu hóa chi phí thuế: Với việc kê khai chính xác, bạn có thể tận dụng tối đa các khoản được khấu trừ, miễn giảm thuế.

Chuẩn bị gì cho sự chuyển đổi sắp tới?

Để quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ, bạn nên bắt đầu chuẩn bị ngay từ bây giờ:

1. Tìm hiểu kỹ các quy định mới: Nắm rõ các thông tư, nghị định liên quan đến phương pháp kê khai thuế mới.
2. Đánh giá lại hoạt động kinh doanh: Xem xét doanh thu, chi phí, dòng tiền hiện tại để có cái nhìn tổng quan.
3. Lựa chọn nhà cung cấp giải pháp phù hợp: Tìm hiểu các phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử hoặc dịch vụ kế toán uy tín.
4. Đào tạo hoặc thuê nhân sự: Đảm bảo bạn có đủ kiến thức hoặc nhân lực để thực hiện công tác kế toán.
5. Chuẩn bị hệ thống lưu trữ chứng từ: Sắp xếp và lưu trữ hóa đơn, chứng từ một cách khoa học.

Việc chuyển đổi từ phương pháp tính thuế khoán sang kê khai là một xu hướng tất yếu và mang lại nhiều lợi ích lâu dài. Bằng cách chuẩn bị kỹ lưỡng và chủ động thích ứng, hộ kinh doanh của bạn sẽ không chỉ đáp ứng được yêu cầu pháp lý mà còn mở ra những cơ hội phát triển mạnh mẽ trong tương lai.

Câu hỏi thường gặp