Thời điểm xuất hóa đơn và khai thuế GTGT xây dựng

Đối với kế toán công trường, việc xác định đúng thời điểm xuất hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) và thời điểm khai thuế GTGT là vô cùng quan trọng. Điều này không chỉ đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật mà còn giúp doanh nghiệp tránh được các khoản phạt không đáng có. Bài viết này sẽ đi sâu vào các quy định và hướng dẫn chi tiết, giúp các kế toán viên xây dựng nắm vững nghiệp vụ này.

Hiểu rõ quy định về thời điểm xuất hóa đơn GTGT

Việc xác định đúng thời điểm xuất hóa đơn GTGT là bước đầu tiên và quan trọng nhất. Theo quy định chung, thời điểm xuất hóa đơn được xác định dựa trên thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc bàn giao hàng hóa.

Thời điểm xuất hóa đơn cho hoạt động xây dựng

Trong ngành xây dựng, các công trình thường kéo dài và có nhiều giai đoạn. Do đó, việc xác định thời điểm xuất hóa đơn cần căn cứ vào tính chất của từng hợp đồng và từng giai đoạn thi công.

• Theo giai đoạn thanh toán: Nếu hợp đồng có quy định thanh toán theo từng giai đoạn hoặc theo tiến độ hoàn thành của công trình, thì thời điểm xuất hóa đơn sẽ tương ứng với thời điểm nghiệm thu và thanh toán cho giai đoạn đó.
• Khi hoàn thành công trình: Đối với các hợp đồng không chia theo giai đoạn, hóa đơn GTGT sẽ được xuất khi công trình được nghiệm thu và bàn giao cho chủ đầu tư.
• Dịch vụ tư vấn, thiết kế xây dựng: Đối với các dịch vụ tư vấn, thiết kế, thời điểm xuất hóa đơn là khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc khi nghiệm thu theo hợp đồng.

Quan trọng là, các doanh nghiệp cần tuân thủ chặt chẽ các điều khoản đã ký kết trong hợp đồng xây dựng. Hợp đồng là cơ sở pháp lý để xác định thời điểm nghiệm thu, bàn giao và thanh toán, từ đó làm căn cứ cho việc xuất hóa đơn.

Quy định về thời điểm khai thuế GTGT

Sau khi đã xác định đúng thời điểm xuất hóa đơn, bước tiếp theo là khai thuế GTGT. Thời điểm khai thuế GTGT thường gắn liền với thời điểm phát sinh doanh thu hoặc thời điểm xuất hóa đơn.

Khai thuế GTGT theo thời điểm xuất hóa đơn

Nguyên tắc chung của thuế GTGT là đánh thuế trên giá trị tăng thêm của hàng hóa và dịch vụ. Do đó, thời điểm khai thuế GTGT thường là khi người bán xuất hóa đơn cho người mua.

Cụ thể, theo quy định của Luật Thuế GTGT và các văn bản hướng dẫn thi hành, thời điểm xác định thuế GTGT phải nộp là thời điểm:

• Chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua.
• Hoàn thành việc cung cấp dịch vụ cho người mua.
• Xuất hóa đơn GTGT theo quy định của pháp luật.

Điều này có nghĩa là, ngay khi một hóa đơn GTGT được lập và giao cho khách hàng, doanh nghiệp xây dựng có nghĩa vụ phải kê khai và nộp thuế GTGT tương ứng với hóa đơn đó.

Khai thuế GTGT đối với hoạt động xây dựng đặc thù

Ngành xây dựng có những đặc thù riêng, đòi hỏi sự linh hoạt trong việc xác định thời điểm khai thuế. Một số trường hợp cần lưu ý:

• Xây dựng theo hợp đồng khoán: Trong trường hợp hợp đồng khoán trọn gói, nếu việc thanh toán được thực hiện theo tiến độ hoặc khi hoàn thành từng phần, thì doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn và khai thuế theo từng lần thanh toán hoặc nghiệm thu đó.
• Xây dựng theo hình thức tạm ứng: Nếu có khoản tạm ứng, doanh nghiệp cần xem xét kỹ hợp đồng. Thông thường, khoản tạm ứng chưa được coi là doanh thu, do đó chưa phải xuất hóa đơn và khai thuế GTGT. Tuy nhiên, nếu hợp đồng quy định rõ việc xuất hóa đơn cho khoản tạm ứng, thì phải tuân thủ.

Việc khai thuế GTGT cần được thực hiện định kỳ theo quy định, thường là hàng tháng hoặc hàng quý, tùy thuộc vào quy mô doanh thu và lựa chọn khai thuế của doanh nghiệp. Việc điều chỉnh sai sót trong tờ khai thuế GTGT nếu có cũng cần được thực hiện kịp thời.

Những lưu ý quan trọng cho kế toán xây dựng

Ngành xây dựng có nhiều yếu tố phức tạp, đòi hỏi kế toán viên phải đặc biệt cẩn trọng trong việc quản lý hóa đơn và khai thuế.

Thanh toán theo tiến độ và nghiệm thu

Nhiều dự án xây dựng có quy trình thanh toán theo tiến độ. Mỗi lần nghiệm thu một phần công việc, doanh nghiệp sẽ xuất hóa đơn cho phần công việc đã hoàn thành và được thanh toán. Điều này giúp dòng tiền của doanh nghiệp được đảm bảo và giảm thiểu rủi ro.

Ví dụ, một dự án xây dựng chung cư có thể có các giai đoạn thanh toán cho phần móng, phần thân, phần hoàn thiện. Mỗi khi một giai đoạn được nghiệm thu và chủ đầu tư thanh toán, nhà thầu sẽ xuất hóa đơn tương ứng.

Hợp đồng xây dựng và phụ lục hợp đồng

Mọi quy định về thời điểm xuất hóa đơn, phương thức thanh toán đều phải được ghi rõ trong hợp đồng xây dựng. Nếu có bất kỳ thay đổi nào, cần lập phụ lục hợp đồng để làm rõ.

Phụ lục hợp đồng có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng chính. Do đó, kế toán cần lưu trữ đầy đủ các phụ lục này để làm căn cứ cho việc xuất hóa đơn và khai thuế.

Xử lý hóa đơn sai sót

Trong quá trình tác nghiệp, việc xảy ra sai sót trên hóa đơn là điều khó tránh khỏi. Luật pháp hiện hành có quy định rõ ràng về cách xử lý hóa đơn sai sót.

Nếu hóa đơn đã lập nhưng chưa giao cho khách hàng, có thể hủy bỏ và lập hóa đơn mới. Nếu hóa đơn đã giao cho khách hàng, cần thực hiện theo quy trình xử lý hóa đơn sai sót, có thể là lập biên bản điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế, tùy thuộc vào loại sai sót. Quy trình hoàn thuế GTGT cho các dự án đầu tư mới cũng là một lĩnh vực kế toán xây dựng cần nắm vững.

Vấn đề VAT refund (hoàn thuế GTGT)

Đối với các dự án đầu tư mới, doanh nghiệp có thể đủ điều kiện được hoàn thuế GTGT đầu vào nếu đáp ứng các quy định. Tuy nhiên, việc hoàn thuế thường chỉ áp dụng cho các dự án đầu tư mới, không áp dụng cho các dự án xây dựng thông thường hoặc sửa chữa, bảo trì.

Để đủ điều kiện hoàn thuế, doanh nghiệp cần có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp cho các khoản chi phí đầu vào, và quan trọng là dự án đó phải thuộc đối tượng được hoàn thuế theo quy định của pháp luật.

Thay đổi từ năm 2026: Mô hình quản lý thuế mới cho hộ kinh doanh

Một thay đổi lớn sắp tới sẽ ảnh hưởng đến cách các hộ kinh doanh, bao gồm cả những hộ hoạt động trong lĩnh vực xây dựng quy mô nhỏ, thực hiện nghĩa vụ thuế. Từ năm 2026, Việt Nam sẽ chấm dứt cơ chế thu thuế khoán và chuyển sang cơ chế tự khai, tự nộp.

Phân loại hộ kinh doanh theo doanh thu

Các hộ kinh doanh sẽ được phân loại thành ba nhóm dựa trên doanh thu hàng năm:

• Nhóm 1: Doanh thu dưới 200 triệu đồng/năm. Nhóm này sẽ được miễn thuế GTGT và thuế TNCN. Tuy nhiên, họ vẫn phải thực hiện khai báo định kỳ, có thể hai lần một năm hoặc vào các thời điểm phù hợp khác.
• Nhóm 2: Doanh thu từ 200 triệu đến dưới 3 tỷ đồng/năm. Nhóm này tiếp tục áp dụng phương pháp tính thuế trực tiếp trên doanh thu với các mức thuế suất khác nhau tùy theo ngành nghề. Cụ thể, xây dựng có vật liệu cung cấp sẽ chịu thuế suất 3%. Họ sẽ phải khai báo thuế bốn lần một năm (theo quý).
• Nhóm 3: Doanh thu vượt quá 3 tỷ đồng/năm trong hai năm liên tục. Nhóm này sẽ áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT, tính thuế TNDN trên lợi nhuận. Họ sẽ phải khai báo thuế hàng tháng nếu doanh thu trên 50 tỷ đồng, hoặc hàng quý nếu doanh thu dưới 50 tỷ đồng.

Sự thay đổi này đòi hỏi các hộ kinh doanh, kể cả các nhà thầu phụ hoặc đơn vị thi công nhỏ lẻ, phải chủ động hơn trong việc ghi chép sổ sách và thực hiện các thủ tục khai báo thuế. Việc sử dụng hóa đơn điện tử cũng sẽ trở nên phổ biến hơn, đặc biệt với các hộ có doanh thu từ 1 tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực bán lẻ hoặc dịch vụ tiêu dùng.

Tầm quan trọng của hóa đơn điện tử

Đối với các doanh nghiệp xây dựng, đặc biệt là các hộ kinh doanh thuộc nhóm 2 và 3 theo quy định mới, việc sử dụng hóa đơn điện tử là bắt buộc hoặc được khuyến khích mạnh mẽ. Tích hợp POS và Hóa đơn Điện tử sẽ giúp doanh nghiệp quản lý giao dịch hiệu quả hơn.

Hóa đơn điện tử không chỉ giúp giảm thiểu sai sót mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc lưu trữ, tra cứu và báo cáo thuế. Điều này đặc biệt quan trọng trong ngành xây dựng, nơi có khối lượng giao dịch và chứng từ lớn.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Kết luận

Việc xác định đúng thời điểm xuất hóa đơn và khai thuế GTGT là một nghiệp vụ cốt lõi đối với kế toán xây dựng. Hiểu rõ các quy định, tuân thủ chặt chẽ hợp đồng và chuẩn bị sẵn sàng cho những thay đổi sắp tới, đặc biệt là quy định về quản lý thuế đối với hộ kinh doanh từ năm 2026, sẽ giúp các kế toán viên xây dựng hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình, đóng góp vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.