Kiểm tra hóa đơn điện tử trên Cổng GDT: Phát hiện ‘ma’

Trong bối cảnh chuyển đổi số, hóa đơn điện tử (HĐĐT) ngày càng phổ biến. Tuy nhiên, điều này cũng mở ra nguy cơ về các hóa đơn “ma” hoặc hóa đơn không hợp lệ. Do đó, việc kiểm tra HĐĐT trên hệ thống Tổng cục Thuế (GDT) là vô cùng quan trọng. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách thức thực hiện, giúp kế toán viên và doanh nghiệp phòng tránh rủi ro.

Tại sao cần kiểm tra hóa đơn điện tử trên Cổng GDT?

Hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích. Nó giúp giảm chi phí in ấn, lưu trữ và vận chuyển. Đồng thời, HĐĐT còn tăng tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính. Tuy nhiên, không phải tất cả HĐĐT đều hợp pháp. Các đối tượng xấu có thể lợi dụng kẽ hở để tạo ra các hóa đơn giả mạo. Những hóa đơn này thường được sử dụng để khai khống chi phí, trốn thuế hoặc chiếm đoạt tiền hoàn thuế. Do đó, việc kiểm tra HĐĐT trên Cổng GDT là bước đi cần thiết để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ pháp luật.

Việc kiểm tra giúp xác minh tính hợp pháp của hóa đơn. Nó đảm bảo rằng hóa đơn đó thực sự được phát hành bởi một doanh nghiệp có thật. Hơn nữa, nó còn xác nhận rằng hóa đơn đó đã được cấp mã bởi cơ quan thuế (nếu là hóa đơn có mã của cơ quan thuế).

Các loại hóa đơn điện tử cần lưu ý

Có hai loại HĐĐT chính mà doanh nghiệp cần quan tâm khi kiểm tra:

• Hóa đơn có mã của cơ quan thuế: Loại hóa đơn này đã được cơ quan thuế cấp mã xác thực. Do đó, tính hợp pháp của nó đã được kiểm chứng ở mức độ cao.
• Hóa đơn không có mã của cơ quan thuế: Đây là loại hóa đơn tự in, tự phát hành. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ lưỡng hơn để đảm bảo tính hợp lệ.

Ngoài ra, cần chú ý đến các trường hợp hóa đơn bất thường. Ví dụ như hóa đơn có thông tin không rõ ràng, trùng lặp hoặc có dấu hiệu chỉnh sửa.

Quy trình kiểm tra hóa đơn điện tử trên Cổng GDT

Để kiểm tra HĐĐT trên Cổng GDT, bạn cần thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Truy cập Cổng thông tin hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế

Đầu tiên, bạn cần truy cập vào địa chỉ chính thức của Cổng thông tin hóa đơn điện tử. Địa chỉ này thường là https://hoadondientu.gdt.gov.vn.

Bước 2: Chọn chức năng tra cứu hóa đơn

Sau khi vào trang chủ, bạn tìm và chọn chức năng tra cứu hóa đơn. Chức năng này thường nằm ở vị trí dễ thấy, có thể là một mục riêng hoặc nút bấm trên giao diện.

Bước 3: Nhập thông tin hóa đơn cần tra cứu

Tại đây, bạn cần điền đầy đủ và chính xác các thông tin của hóa đơn cần kiểm tra. Các thông tin này thường bao gồm:

• Mã số thuế của người bán.
• Mã số thuế của người mua (nếu có).
• Ký hiệu hóa đơn.
• Số hóa đơn.
• Loại hóa đơn (có mã hoặc không có mã).
• Ngày phát hành hóa đơn.

Ngoài ra, bạn có thể cần nhập thêm mã xác thực (nếu có). Mã này thường được cung cấp khi hóa đơn được cấp mã bởi cơ quan thuế.

Bước 4: Thực hiện tra cứu và phân tích kết quả

Sau khi nhập đủ thông tin, bạn nhấn nút “Tra cứu”. Hệ thống sẽ hiển thị kết quả về hóa đơn đó. Bạn cần phân tích kết quả để xác định tính hợp lệ của hóa đơn.

Các trường hợp kết quả tra cứu:

• Hóa đơn hợp lệ: Thông tin hóa đơn hiển thị đầy đủ, chính xác theo thông tin bạn đã nhập. Hóa đơn có mã của cơ quan thuế sẽ hiển thị mã số thuế và trạng thái hợp lệ.
• Hóa đơn không tồn tại: Thông tin bạn nhập không tìm thấy trên hệ thống. Điều này có thể do bạn nhập sai thông tin hoặc hóa đơn đó không được phát hành hợp pháp.
• Hóa đơn đã bị hủy/xóa bỏ: Hệ thống sẽ hiển thị trạng thái này. Điều này có nghĩa là hóa đơn đó không còn giá trị sử dụng.
• Hóa đơn có dấu hiệu bất thường: Ví dụ như thông tin người bán hoặc người mua không khớp, hoặc hóa đơn có dấu hiệu giả mạo.

Dấu hiệu nhận biết hóa đơn “ma” hoặc hóa đơn không hợp lệ

Ngoài việc tra cứu trên Cổng GDT, kế toán viên cần nhận biết các dấu hiệu bất thường của hóa đơn để phòng tránh rủi ro:

1. Thông tin doanh nghiệp phát hành không rõ ràng

Hóa đơn “ma” thường có thông tin doanh nghiệp phát hành không đầy đủ, không chính xác hoặc không có thật. Ví dụ, địa chỉ không tồn tại, mã số thuế không đúng hoặc là của một doanh nghiệp đã giải thể.

2. Thông tin hóa đơn mâu thuẫn

Các thông tin trên hóa đơn như tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thành tiền có thể mâu thuẫn với nhau hoặc với các thông tin khác của doanh nghiệp. Đôi khi, nội dung ghi trên hóa đơn không phù hợp với ngành nghề kinh doanh thực tế.

3. Hóa đơn không có mã xác thực hoặc mã xác thực sai

Đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế, nếu không có mã hoặc mã xác thực không hợp lệ khi tra cứu trên Cổng GDT thì đó là dấu hiệu đáng ngờ. Điều này cho thấy hóa đơn có thể đã bị làm giả hoặc bị sửa đổi.

4. Doanh nghiệp phát hành có dấu hiệu bất thường

Một số doanh nghiệp có thể được lập ra chỉ để phát hành hóa đơn khống. Dấu hiệu nhận biết bao gồm:

• Doanh nghiệp mới thành lập nhưng đã phát hành số lượng lớn hóa đơn.
• Doanh nghiệp không có hoạt động sản xuất kinh doanh thực tế.
• Doanh nghiệp có nhiều thay đổi về địa chỉ, người đại diện pháp luật một cách bất thường.

Ngoài ra, việc một doanh nghiệp liên tục có các giao dịch với các đối tượng không rõ ràng cũng là một điểm cần lưu ý.

Các trường hợp cần đặc biệt cẩn trọng

Kế toán viên cần đặc biệt chú ý đến các trường hợp sau:

1. Hóa đơn từ các nhà cung cấp mới

Khi làm việc với nhà cung cấp mới, bạn cần kiểm tra kỹ lưỡng thông tin của họ. Hãy đảm bảo họ là doanh nghiệp hợp pháp và có khả năng cung cấp hàng hóa/dịch vụ như đã ghi trên hóa đơn.

2. Hóa đơn có giá trị lớn hoặc bất thường

Các hóa đơn có giá trị quá lớn so với mặt bằng chung hoặc có các khoản chi phí không rõ ràng cần được xem xét kỹ lưỡng. Đừng ngần ngại yêu cầu nhà cung cấp giải trình hoặc cung cấp thêm bằng chứng.

3. Hóa đơn từ các giao dịch liên kết

Giao dịch giữa các công ty có mối quan hệ liên kết cần được kiểm soát chặt chẽ. Việc này nhằm tránh tình trạng chuyển giá hoặc tạo hóa đơn khống để trục lợi.

Việc kiểm soát các giao dịch không cần khai và nộp thuế GTGT cũng là một phần quan trọng để hiểu rõ hơn về quy trình thuế.

Lợi ích của việc kiểm tra hóa đơn điện tử thường xuyên

Thực hiện kiểm tra HĐĐT thường xuyên mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp:

• Phòng tránh rủi ro pháp lý: Giúp doanh nghiệp tránh bị truy thu thuế, phạt vi phạm hành chính do sử dụng hóa đơn không hợp lệ.
• Đảm bảo tính minh bạch tài chính: Góp phần xây dựng hệ thống kế toán trung thực, minh bạch.
• Tối ưu hóa chi phí thuế: Đảm bảo chỉ kê khai các chi phí hợp lý, hợp lệ, từ đó tối ưu hóa nghĩa vụ thuế.
• Tăng cường uy tín doanh nghiệp: Thể hiện sự chuyên nghiệp và tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp.

Việc này cũng giúp tránh các sai sót trong quá trình điều chỉnh sai sót tờ khai thuế GTGT sau này.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Kết luận

Việc kiểm tra hóa đơn điện tử trên Cổng GDT là một quy trình quan trọng và cần thiết đối với mọi kế toán viên và doanh nghiệp. Bằng cách thực hiện đúng quy trình và nhận diện các dấu hiệu bất thường, bạn có thể phòng tránh hiệu quả các rủi ro liên quan đến hóa đơn “ma”, đảm bảo hoạt động kinh doanh tuân thủ pháp luật và duy trì sự lành mạnh cho tài chính doanh nghiệp.