Quy định Hóa đơn Điện tử: Có và Không Mã Cơ quan Thuế

Việc quản lý hóa đơn điện tử ngày càng trở nên quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Hiểu rõ các quy định về cách tạo và phát hành hóa đơn điện tử, đặc biệt là sự khác biệt giữa hóa đơn có mã và không có mã của cơ quan thuế, là yếu tố then chốt để đảm bảo tuân thủ pháp luật và vận hành hiệu quả. Bài viết này sẽ đi sâu vào các quy định mới nhất, giúp các bộ phận IT và kế toán bán hàng nắm bắt thông tin, áp dụng đúng đắn vào hoạt động thực tế.

Hiểu Rõ Về Hóa Đơn Điện Tử

Hóa đơn điện tử là một công cụ không thể thiếu trong kỷ nguyên số. Nó thay thế hóa đơn giấy truyền thống, mang lại nhiều lợi ích về quản lý, lưu trữ và truyền tải thông tin. Tuy nhiên, có hai loại hóa đơn điện tử chính mà doanh nghiệp cần phân biệt rõ ràng: hóa đơn có mã cơ quan thuế và hóa đơn không có mã cơ quan thuế.

Hóa Đơn Điện Tử Có Mã Cơ Quan Thuế

Hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế là loại hóa đơn đã được cấp mã bởi cơ quan thuế trước khi doanh nghiệp phát hành cho khách hàng. Mã này là một chuỗi ký tự duy nhất, được cơ quan thuế xác nhận và đóng dấu điện tử. Việc sử dụng hóa đơn có mã này thường áp dụng cho các trường hợp cụ thể theo quy định.

• Quy trình xử lý: Doanh nghiệp tạo hóa đơn, sau đó gửi đến cơ quan thuế để được cấp mã. Sau khi nhận được mã, doanh nghiệp mới được phép gửi hóa đơn cho người mua.
• Mục đích: Loại hóa đơn này thường được sử dụng để đảm bảo tính minh bạch, chống thất thu thuế, và áp dụng cho các đối tượng doanh nghiệp có rủi ro cao về thuế.
• Ví dụ: Các doanh nghiệp thuộc diện rủi ro cao về thuế hoặc theo yêu cầu cụ thể của cơ quan thuế sẽ phải sử dụng loại hóa đơn này.

Hóa Đơn Điện Tử Không Mã Cơ Quan Thuế

Ngược lại, hóa đơn điện tử không có mã cơ quan thuế là loại hóa đơn mà doanh nghiệp tự tạo và phát hành trực tiếp cho người mua mà không cần qua bước xác nhận mã từ cơ quan thuế. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn có trách nhiệm kê khai và nộp thuế đầy đủ.

• Quy trình xử lý: Doanh nghiệp tự tạo hóa đơn theo mẫu quy định và phát hành cho khách hàng.
• Mục đích: Loại hóa đơn này phổ biến hơn, áp dụng cho đa số các giao dịch thương mại thông thường.
• Lưu ý quan trọng: Kể từ ngày 1 tháng 6 năm 2025, Thông tư 32/2025/TT-BTC sẽ thay thế Thông tư 78/2021/TT-BTC, mang đến những thay đổi đáng kể trong quy định về hóa đơn điện tử.

Một điểm mới quan trọng theo Thông tư 32/2025/TT-BTC là sự xuất hiện của “Hóa đơn điện tử thương mại điện tử”, có ký hiệu là “X” (ví dụ: 7K25XAB). Loại hóa đơn này được phép phát hành không có mã của cơ quan thuế và doanh nghiệp bán qua các nền tảng thương mại điện tử cần lưu ý điều chỉnh hệ thống hóa đơn của mình.

Quy Định Mới Nhất Về Hóa Đơn Điện Tử (Từ 01/06/2025)

Sự ra đời của Thông tư 32/2025/TT-BTC đánh dấu một bước ngoặt lớn trong quản lý hóa đơn điện tử tại Việt Nam. Thông tư này thay thế toàn bộ Thông tư 78/2021/TT-BTC và đưa ra nhiều điểm mới mà mọi doanh nghiệp cần nắm vững.

6 Điểm Mới Quan Trọng Cần Biết

Để giúp các doanh nghiệp dễ dàng thích ứng, chúng ta hãy cùng điểm qua 6 điểm mới nổi bật và những cảnh báo quan trọng cho kế toán và quản lý doanh nghiệp.

1. Lới lỏng điều kiện ủy quyền tạo hóa đơn: Trước đây, việc ủy quyền tạo hóa đơn có những ràng buộc nhất định, đặc biệt là với các bên có liên quan. Tuy nhiên, theo quy định mới, người bán không còn bị giới hạn về việc có phải là tổ chức liên kết hay không khi ủy quyền cho bên thứ ba. Điều này giúp giảm bớt rào cản cho các mô hình kinh doanh chuỗi, phân phối, logistics. Tuy nhiên, việc ủy quyền vẫn cần hợp đồng rõ ràng và thông báo cho cơ quan thuế.
2. Sự xuất hiện của “Hóa đơn điện tử thương mại điện tử”: Như đã đề cập, ký hiệu “X” sẽ xuất hiện trên loại hóa đơn này. Đây là một bước tiến quan trọng để quản lý các giao dịch thương mại điện tử hiệu quả hơn. Các doanh nghiệp bán hàng qua sàn thương mại điện tử, SaaS, xuất khẩu phần mềm cần cập nhật ngay.
3. Mở rộng đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử: Các hoạt động như giao dịch thường xuyên, quy mô lớn (dịch vụ ăn uống công nghiệp, sản phẩm phái sinh, sàn giao dịch hàng hóa), hoặc cho thuê tài chính theo phương pháp VAT sẽ bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử. Nếu không tuân thủ, doanh nghiệp có nguy cơ bị xử phạt hành chính và truy thu thuế.
4. Xuất hiện “Hóa đơn kiêm tờ khai hoàn thuế GTGT cho người nước ngoài”: Đây là một loại hóa đơn mới, bao gồm 3 phần: doanh nghiệp bán hàng, cơ quan hải quan xác nhận hàng hóa xuất khẩu và cơ quan thuế hoàn thuế. Điều này đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp bán hàng cho người nước ngoài tại sân bay, trung tâm thương mại, giúp quy trình hoàn thuế trở nên minh bạch và thuận tiện hơn.
5. Thêm 5 tiêu chí nhận diện doanh nghiệp có rủi ro cao về thuế: Các doanh nghiệp có người đại diện liên quan đến hành vi mua bán hóa đơn, giao dịch đáng ngờ, trụ sở không rõ ràng, liên quan đến doanh nghiệp ngừng hoạt động, hoặc có các dấu hiệu rủi ro khác sẽ bị cơ quan thuế kiểm soát chặt chẽ. Nếu rơi vào nhóm này, doanh nghiệp có thể bị từ chối đăng ký hóa đơn điện tử, bị kiểm tra đột xuất hoặc tạm dừng mã hóa đơn.
6. Chuyển đổi bắt buộc sang chứng từ khấu trừ thuế TNCN mới: Từ ngày 1 tháng 6 năm 2025, các tổ chức, doanh nghiệp phải ngừng sử dụng mẫu chứng từ khấu trừ cũ và chuyển sang mẫu mới theo quy định của Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Mọi sai sót sau ngày này cần được xử lý bằng cách tạo chứng từ mới theo mẫu chuẩn.

Phân biệt Hóa đơn có Mã và Không Mã: Ai Cần Sử Dụng?

Việc lựa chọn giữa hóa đơn có mã và không có mã của cơ quan thuế phụ thuộc vào quy định và mô hình kinh doanh của từng doanh nghiệp. Dưới đây là phân tích chi tiết hơn.

Đối tượng áp dụng hóa đơn có mã cơ quan thuế

Theo quy định, một số trường hợp doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn có mã cơ quan thuế:

• Các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực có rủi ro cao về thuế.
• Các doanh nghiệp được cơ quan thuế yêu cầu sử dụng hóa đơn có mã.
• Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật về thuế.

Nguồn: Hóa đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan thuế.

Đối tượng áp dụng hóa đơn không có mã cơ quan thuế

Phần lớn các doanh nghiệp sẽ sử dụng hóa đơn không có mã cơ quan thuế cho các giao dịch kinh doanh thông thường. Tuy nhiên, để được sử dụng loại hóa đơn này, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện nhất định về công nghệ thông tin và hệ thống phần mềm.

Cụ thể, theo đề xuất của Bộ Tài chính về quy định cho hộ kinh doanh cá thể, những hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ VNĐ/năm trở lên sẽ bắt buộc sử dụng hóa đơn có mã hoặc hóa đơn từ máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế. Ngược lại, những hộ có doanh thu dưới 1 tỷ VNĐ/năm sẽ không bắt buộc. Bộ Tài chính đề xuất quy định về hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp nhỏ.

Lợi ích của việc sử dụng hóa đơn điện tử

Dù là loại nào, việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp.

Tối ưu hóa quy trình và chi phí

Sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí in ấn, vận chuyển và lưu trữ hóa đơn giấy. Quy trình tạo, gửi và nhận hóa đơn trở nên nhanh chóng, tự động hóa, tiết kiệm thời gian cho bộ phận kế toán và bán hàng. Các giải pháp như iXHD E-Invoice của TS24 cung cấp khả năng tạo và quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả, hỗ trợ đa nền tảng và tích hợp với các hệ thống kinh doanh khác. iXHD E-Invoice là một ví dụ điển hình về giải pháp toàn diện.

Nâng cao hiệu quả quản lý và lưu trữ

Hóa đơn điện tử được lưu trữ khoa học trên hệ thống, dễ dàng tra cứu, phục vụ cho công tác kiểm toán, quyết toán thuế và thanh tra của cơ quan thuế. Thời gian lưu trữ hóa đơn điện tử có thể lên đến hơn 10 năm, đảm bảo doanh nghiệp luôn tuân thủ các quy định về lưu trữ chứng từ.

Tăng cường tính minh bạch và bảo mật

Mã xác thực của cơ quan thuế (đối với hóa đơn có mã) và các yếu tố bảo mật khác giúp đảm bảo tính toàn vẹn và xác thực của hóa đơn điện tử, hạn chế tình trạng làm giả, sửa đổi hóa đơn.

Lựa chọn giải pháp hóa đơn điện tử phù hợp

Việc lựa chọn giải pháp hóa đơn điện tử phù hợp đóng vai trò quan trọng. Các yếu tố cần cân nhắc bao gồm:

• Khả năng tích hợp: Giải pháp có thể kết nối với các phần mềm bán hàng, kế toán, ERP của doanh nghiệp hay không?
• Tính năng đa dạng: Hỗ trợ nhiều loại hóa đơn, mẫu hóa đơn theo yêu cầu, khả năng phân quyền người dùng.
• Chi phí: Gói dịch vụ phù hợp với quy mô và số lượng hóa đơn phát sinh của doanh nghiệp.
• Hỗ trợ khách hàng: Dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật và tư vấn kịp thời.

Các nhà cung cấp uy tín như TS24 với sản phẩm iXHD E-Invoice cung cấp nhiều gói dịch vụ từ cơ bản đến cao cấp, đáp ứng nhu cầu đa dạng của doanh nghiệp, từ các doanh nghiệp nhỏ đến các tập đoàn lớn.

Các Rủi Ro Cần Tránh Khi Phát Hành Hóa Đơn Điện Tử

Mặc dù hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích, doanh nghiệp vẫn cần cẩn trọng để tránh các rủi ro tiềm ẩn.

Sai sót trong quá trình lập hóa đơn

Các lỗi thường gặp bao gồm sai thông tin người bán, người mua, tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thuế suất. Những sai sót này có thể dẫn đến việc hóa đơn bị vô hiệu hoặc bị cơ quan thuế yêu cầu điều chỉnh, gây tốn thời gian và ảnh hưởng đến việc kê khai thuế.

Sử dụng hóa đơn không hợp pháp

Việc sử dụng hóa đơn giả, hóa đơn không có thật, hoặc hóa đơn không đúng quy định có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng, bao gồm bị xử phạt hành chính, truy thu thuế và thậm chí là các chế tài hình sự.

Không tuân thủ quy định về lưu trữ hóa đơn

Việc lưu trữ hóa đơn điện tử không đầy đủ, không đúng thời hạn hoặc không đảm bảo an toàn, bảo mật cũng có thể bị cơ quan thuế xử lý.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Kết luận

Việc nắm vững các quy định về hóa đơn điện tử, đặc biệt là sự khác biệt giữa hóa đơn có mã và không có mã của cơ quan thuế, là yếu tố then chốt để doanh nghiệp vận hành hiệu quả và tuân thủ pháp luật. Với sự thay đổi liên tục của các quy định, việc cập nhật thông tin và lựa chọn giải pháp công nghệ phù hợp là vô cùng cần thiết. Bộ phận IT và kế toán bán hàng cần phối hợp chặt chẽ để đảm bảo mọi quy trình liên quan đến hóa đơn điện tử đều được thực hiện chính xác, góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.