Hướng dẫn đăng ký hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới

Chào mừng bạn đến với thế giới kinh doanh! Khi thành lập một doanh nghiệp mới, có rất nhiều thủ tục cần hoàn tất. Một trong những bước quan trọng nhất hiện nay là đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử. Điều này không chỉ tuân thủ quy định pháp luật mà còn mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn một hướng dẫn chi tiết, dễ hiểu nhất để hoàn thành quy trình này.

Tại sao hóa đơn điện tử lại quan trọng với doanh nghiệp mới?

Hóa đơn điện tử đã trở thành xu hướng tất yếu trong kỷ nguyên số. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, từ năm 2022, hầu hết các doanh nghiệp đều bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử. H&P Group cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp chuyển đổi dễ dàng.

Đối với các doanh nghiệp mới thành lập, việc nắm vững và tuân thủ quy định về hóa đơn điện tử là vô cùng cần thiết. Nó giúp bạn tránh được những rủi ro pháp lý không đáng có.

Lợi ích thiết thực của hóa đơn điện tử

• Tiết kiệm chi phí: Giảm thiểu chi phí in ấn, lưu trữ, vận chuyển hóa đơn giấy truyền thống.
• Tăng hiệu quả quản lý: Dễ dàng tạo, gửi, lưu trữ và tra cứu hóa đơn. Dữ liệu hóa đơn được đồng bộ với hệ thống thuế, giúp việc kê khai và báo cáo trở nên nhanh chóng.
• Bảo mật và an toàn: Hóa đơn điện tử có tính pháp lý cao, khó bị làm giả, thất lạc.
• Thân thiện với môi trường: Góp phần giảm thiểu rác thải giấy.
• Nâng cao uy tín doanh nghiệp: Thể hiện sự chuyên nghiệp và hiện đại trong mắt khách hàng và đối tác.

Các bước đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Quy trình đăng ký hóa đơn điện tử nhìn chung khá đơn giản. Tuy nhiên, bạn cần thực hiện đúng các bước theo quy định của cơ quan thuế.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ và lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử

Đầu tiên, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ pháp lý cần thiết. Quan trọng hơn cả là lựa chọn một nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín. Hiện nay có rất nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ này trên thị trường, ví dụ như MISA eShop. MISA eShop là một sản phẩm công nghệ của MISA, có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực phần mềm.

Khi chọn nhà cung cấp, bạn nên cân nhắc các yếu tố sau:

• Chất lượng phần mềm: Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, tính năng đáp ứng nhu cầu.
• Chi phí: Gói dịch vụ phù hợp với quy mô và ngân sách của doanh nghiệp.
• Hỗ trợ khách hàng: Dịch vụ chăm sóc khách hàng nhanh chóng, chuyên nghiệp.
• Tính năng mở rộng: Khả năng tích hợp với các phần mềm kế toán, bán hàng khác.

Bước 2: Đăng ký tài khoản sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế

Sau khi đã chọn được nhà cung cấp, bạn cần tiến hành đăng ký tài khoản với Tổng cục Thuế. Thông thường, nhà cung cấp hóa đơn điện tử sẽ hỗ trợ bạn thực hiện thủ tục này. Hồ sơ đăng ký bao gồm:

• Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (Mẫu số TB01/AC).
• Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử.
• Hợp đồng cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp.
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Bản sao chứng minh nhân dân/căn cước công dân của người đại diện theo pháp luật.

Lưu ý, hóa đơn phải đảm bảo các yếu tố sau để được xem là hợp lệ: Được lập đúng định dạng theo quy định, đầy đủ thông tin, có chữ ký số và mã xác thực của cơ quan thuế (nếu là hóa đơn có mã).

Bước 3: Ký số và phát hành hóa đơn

Sau khi hồ sơ đăng ký được cơ quan thuế chấp thuận, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo về việc sử dụng hóa đơn điện tử. Bước tiếp theo là doanh nghiệp cần thực hiện ký số trên hóa đơn. Chữ ký số là công cụ không thể thiếu trong các giao dịch điện tử, đặc biệt là với hóa đơn.

Doanh nghiệp có thể lựa chọn phát hành hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn không có mã của cơ quan thuế, tùy thuộc vào quy mô và loại hình giao dịch.

Bước 4: Lưu trữ và quản lý hóa đơn

Việc lưu trữ hóa đơn điện tử cần tuân thủ theo quy định của pháp luật về kế toán và lưu trữ. Hóa đơn cần được lưu trữ an toàn, dễ dàng truy xuất khi cần thiết. Quy định lưu trữ hóa đơn điện tử là 10 năm.

Doanh nghiệp nên sử dụng các giải pháp lưu trữ trên nền tảng đám mây để đảm bảo an toàn và tiện lợi.

Những lưu ý quan trọng khi đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử

Bên cạnh quy trình đăng ký chính thức, có một số điểm quan trọng mà doanh nghiệp mới cần ghi nhớ để việc sử dụng hóa đơn điện tử diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.

1. Chọn đúng loại hóa đơn

Có hai loại hóa đơn điện tử chính:

• Hóa đơn có mã của cơ quan thuế: Doanh nghiệp tự tạo hóa đơn và gửi đến cơ quan thuế để cấp mã trước khi gửi cho khách hàng. Loại này thường áp dụng cho các doanh nghiệp mới thành lập hoặc có rủi ro cao.
• Hóa đơn không mã của cơ quan thuế: Doanh nghiệp tự tạo và gửi trực tiếp cho khách hàng, sau đó gửi bảng tổng hợp cho cơ quan thuế. Loại này thường áp dụng cho các doanh nghiệp đã hoạt động ổn định, có uy tín.

Việc lựa chọn đúng loại hóa đơn sẽ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định và tối ưu quy trình.

2. Chữ ký số là bắt buộc

Mọi hóa đơn điện tử đều cần được ký số bởi người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền. Chữ ký số đảm bảo tính pháp lý, xác thực nguồn gốc và tính toàn vẹn của hóa đơn. Nếu chưa có, bạn cần tìm hiểu về chữ ký số và bảo mật eTax.

3. Hiểu rõ về hóa đơn Shopee, Lazada

Khi mua hàng trên các sàn thương mại điện tử như Shopee, doanh nghiệp cần phân biệt rõ các loại chứng từ. Hóa đơn hợp lệ để hạch toán và khấu trừ thuế phải là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Phiếu giao hàng hoặc hóa đơn từ shop (không có mã cơ quan thuế) thường không có giá trị pháp lý cho mục đích kế toán và thuế.

Do đó, doanh nghiệp cần chủ động yêu cầu shop xuất hóa đơn điện tử hợp lệ khi mua hàng.

4. Đồng bộ dữ liệu hóa đơn với cơ quan thuế

Hầu hết các phần mềm hóa đơn điện tử hiện nay đều có tính năng đồng bộ dữ liệu với hệ thống của Tổng cục Thuế. Việc này giúp đảm bảo tính chính xác của dữ liệu, hỗ trợ kê khai thuế và tránh sai sót. Dịch vụ của H&P Group bao gồm đồng bộ dữ liệu hóa đơn với Tổng cục Thuế.

5. Xử lý sai sót trên hóa đơn

Trong quá trình sử dụng, có thể xảy ra sai sót trên hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp cần nắm vững quy trình xử lý các trường hợp này, bao gồm:

• Hóa đơn chưa gửi cho khách hàng: Doanh nghiệp có thể xóa và lập lại hóa đơn mới.
• Hóa đơn đã gửi cho khách hàng: Doanh nghiệp cần lập biên bản điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Quy trình lập biên bản điều chỉnh, thay thế hóa đơn cần được thực hiện cẩn thận.

Câu hỏi thường gặp về đăng ký hóa đơn điện tử

Kết luận

Việc đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử là một bước đi quan trọng và cần thiết cho mọi doanh nghiệp mới. Mặc dù có vẻ phức tạp ban đầu, nhưng với sự chuẩn bị kỹ lưỡng và lựa chọn đúng đắn nhà cung cấp dịch vụ, quy trình này sẽ trở nên đơn giản và hiệu quả. Hãy xem hóa đơn điện tử không chỉ là một nghĩa vụ pháp lý, mà còn là một công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp của bạn phát triển bền vững trong kỷ nguyên số.