Loại bỏ Nhập liệu Thủ công: Tối ưu hóa quy trình Kế toán phải thu

Trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh, việc tối ưu hóa hiệu quả hoạt động là yếu tố then chốt để duy trì lợi thế cạnh tranh. Đối với bộ phận Kế toán phải thu (AP), nhập liệu thủ công là một gánh nặng đáng kể, tiềm ẩn nhiều rủi ro và tiêu tốn thời gian quý báu.

Bài viết này sẽ đi sâu vào những thách thức của nhập liệu thủ công trong quy trình AP và khám phá các giải pháp công nghệ tiên tiến giúp loại bỏ hoàn toàn quy trình này. Qua đó, giúp các nhà quản lý AP hiểu rõ hơn về cách thức chuyển đổi số để đạt được hiệu quả vượt trội.

Thách thức của Nhập liệu Thủ công trong Kế toán Phải thu

Nhập liệu thủ công, dù tưởng chừng đơn giản, lại là nguồn gốc của vô số vấn đề trong quy trình AP. Đầu tiên, nó đòi hỏi nhân viên phải dành nhiều giờ để nhập dữ liệu từ hóa đơn, phiếu yêu cầu thanh toán vào hệ thống. Điều này không chỉ gây nhàm chán mà còn làm giảm năng suất chung.

Hơn nữa, sai sót là điều khó tránh khỏi khi con người thực hiện các tác vụ lặp đi lặp lại. Một lỗi nhỏ trong việc nhập số liệu, tên nhà cung cấp hay ngày tháng có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng. Ví dụ, sai sót này có thể gây ra thanh toán trùng lặp, chậm trễ thanh toán cho nhà cung cấp, hoặc thậm chí là các vấn đề pháp lý.

Ngoài ra, việc xử lý giấy tờ thủ công còn tạo ra những khó khăn trong việc truy xuất thông tin. Khi cần tìm kiếm một hóa đơn cụ thể, nhân viên phải lục lọi qua hàng chồng giấy tờ, gây mất thời gian và công sức. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng ra quyết định nhanh chóng và chính xác của bộ phận AP.

Công nghệ Giải pháp Tối ưu hóa Quy trình AP

May mắn thay, công nghệ đã mang đến những giải pháp đột phá để giải quyết vấn đề nhập liệu thủ công. Các hệ thống quản lý nội dung doanh nghiệp (ECM) và các ứng dụng tự động hóa quy trình là những công cụ mạnh mẽ. Chúng giúp số hóa và tự động hóa gần như toàn bộ các bước trong quy trình AP.

1. Quét và Trích xuất Dữ liệu Tự động

Một trong những ứng dụng quan trọng nhất là công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR) kết hợp với Trí tuệ Nhân tạo (AI). Các giải pháp như ứng dụng Flux by Optioryx (Dimmy) sử dụng công nghệ này để tự động quét hóa đơn, tài liệu và trích xuất các trường dữ liệu quan trọng. Nhờ đó, việc nhập liệu thủ công được thay thế hoàn toàn.

“Ứng dụng Flux by Optioryx (Dimmy) sử dụng công nghệ quét tài liệu AI để trích xuất các trường cụ thể từ hình ảnh, tự động hóa việc thu thập dữ liệu và giảm thiểu đáng kể nỗ lực nhập liệu thủ công.”

Các hệ thống này có khả năng học hỏi và nhận diện các định dạng hóa đơn khác nhau. Chúng có thể tự động liên kết các mục với mã định danh duy nhất và trích xuất dữ liệu từ nhãn, tài liệu. Điều này giúp đơn giản hóa việc nhập liệu và giảm thiểu sai sót.

2. Tự động Hóa Quy trình (Workflow Automation)

Bên cạnh việc trích xuất dữ liệu, các giải pháp ECM như Epicor Docstar còn cung cấp khả năng xây dựng quy trình làm việc tự động. Điều này có nghĩa là sau khi dữ liệu được trích xuất, hệ thống sẽ tự động định tuyến hóa đơn đến người phê duyệt phù hợp. Quá trình này diễn ra dựa trên các quy tắc được cấu hình sẵn, loại bỏ sự can thiệp thủ công.

Việc tạo ra các quy trình làm việc dựa trên nội dung giúp loại bỏ và giải quyết các điểm nghẽn. Các quy trình tự động, tập trung vào tài liệu bao gồm cả việc xem xét, thông báo và phê duyệt. Điều này giảm thiểu sự can thiệp thủ công và đảm bảo quản lý tài liệu hiệu quả.

3. Tích hợp Hệ thống

Một yếu tố quan trọng để đạt được hiệu quả tối đa là khả năng tích hợp. Các giải pháp hiện đại cho phép kết nối liền mạch với các hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp (ERP) và hệ thống quản lý kho hàng (WMS) hiện có. Điều này đảm bảo luồng dữ liệu theo thời gian thực và quản lý tập trung.

Ví dụ, ứng dụng Flux by Optioryx (Dimmy) cung cấp khả năng kết nối dễ dàng với các hệ thống WMS và ERP hiện có thông qua API và webhook. Do đó, dữ liệu được đồng bộ hóa liền mạch, tạo nên một hệ sinh thái vận hành hiệu quả.

Lợi ích Cụ thể của việc Loại bỏ Nhập liệu Thủ công

Việc chuyển đổi từ nhập liệu thủ công sang tự động hóa mang lại những lợi ích rõ rệt và đa dạng cho bộ phận Kế toán phải thu.

Tăng Cường Hiệu Quả và Năng Suất

Đầu tiên và quan trọng nhất, tự động hóa giúp giải phóng nhân viên khỏi các tác vụ lặp đi lặp lại. Thay vì dành hàng giờ nhập liệu, họ có thể tập trung vào các công việc chiến lược hơn như phân tích dữ liệu, quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp và tối ưu hóa quy trình.

Theo Epicor Advanced MES SPC & SQC, việc tự động hóa thu thập dữ liệu thời gian thực giúp loại bỏ nhập liệu thủ công và sai sót của nó. Điều này tiết kiệm thời gian và đảm bảo thông tin nhất quán, chính xác cho việc kiểm soát sản xuất tốt hơn.

Giảm Thiểu Sai Sót và Tăng Độ Chính xác

Như đã đề cập, nhập liệu thủ công là nguyên nhân chính gây ra sai sót. Các hệ thống tự động hóa, với sự hỗ trợ của OCR và AI, có độ chính xác cao hơn nhiều. Chúng giảm thiểu đáng kể các lỗi nhập liệu, đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu tài chính.

Việc tự động hóa phân tích dữ liệu đơn giản hóa các quy trình phức tạp, cho phép đưa ra quyết định nhanh chóng hơn. Nó cũng giúp giảm thiểu việc làm lại và thời gian ngừng hoạt động với thông tin chi tiết theo thời gian thực.

Cải thiện Quản lý Dòng tiền

Khi quy trình AP được tự động hóa, hóa đơn được xử lý nhanh chóng và chính xác hơn. Điều này giúp doanh nghiệp tận dụng tốt hơn các khoản chiết khấu thanh toán sớm từ nhà cung cấp. Đồng thời, nó cũng đảm bảo thanh toán đúng hạn, duy trì mối quan hệ tốt đẹp với đối tác kinh doanh.

Nâng cao Khả năng Tuân thủ

Các hệ thống tự động hóa có thể lưu trữ hồ sơ một cách có hệ thống và dễ dàng truy xuất. Điều này giúp doanh nghiệp đáp ứng tốt hơn các yêu cầu kiểm toán và tuân thủ quy định. Việc có sẵn các bản ghi chi tiết cũng hỗ trợ việc giải quyết các tranh chấp tiềm ẩn với nhà cung cấp.

Tiết kiệm Chi phí

Mặc dù việc đầu tư vào công nghệ tự động hóa ban đầu có thể tốn kém, nhưng về lâu dài, nó mang lại lợi ích tiết kiệm chi phí đáng kể. Giảm thiểu sai sót, tăng năng suất và giảm nhu cầu về nhân lực cho các tác vụ thủ công đều góp phần vào việc cắt giảm chi phí hoạt động.

Các Bước Chuyển đổi sang Quy trình AP Tự động

Để thực hiện thành công việc loại bỏ nhập liệu thủ công, các nhà quản lý AP cần có một kế hoạch chuyển đổi rõ ràng.

1. Đánh giá Quy trình Hiện tại

Bước đầu tiên là phân tích chi tiết quy trình AP hiện tại. Xác định các điểm nghẽn, các tác vụ thủ công tốn thời gian và những lĩnh vực dễ xảy ra sai sót. Điều này giúp hiểu rõ những gì cần cải thiện.

2. Lựa chọn Công nghệ Phù hợp

Dựa trên đánh giá, hãy tìm kiếm các giải pháp công nghệ đáp ứng nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Xem xét các yếu tố như khả năng OCR, tích hợp hệ thống, khả năng tùy chỉnh quy trình làm việc và ngân sách.

Các giải pháp như Epicor Docstar cung cấp khả năng chụp tài liệu và dữ liệu tự động, lưu trữ tập trung và xây dựng quy trình làm việc thông minh. Chúng giúp biến các quy trình dựa trên giấy tờ thành tài liệu điện tử.Tìm hiểu thêm về Epicor Docstar

3. Lập kế hoạch Triển khai

Xây dựng một kế hoạch triển khai chi tiết, bao gồm các mốc thời gian, nguồn lực cần thiết và các bước đào tạo cho nhân viên. Việc triển khai theo từng giai đoạn có thể giúp giảm thiểu rủi ro.

4. Đào tạo và Thay đổi Văn hóa

Quan trọng nhất, hãy đảm bảo nhân viên được đào tạo đầy đủ về cách sử dụng hệ thống mới. Đồng thời, truyền thông rõ ràng về lợi ích của việc tự động hóa để thúc đẩy sự chấp nhận và thay đổi văn hóa làm việc.

Việc thay đổi tư duy từ làm thủ công sang làm việc với công nghệ là rất quan trọng. Điều này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình AP mà còn nâng cao kỹ năng và sự hài lòng của nhân viên.

Câu hỏi Thường gặp (FAQ)

Kết luận

Việc loại bỏ nhập liệu thủ công không còn là một lựa chọn mà là một yêu cầu tất yếu đối với các bộ phận Kế toán phải thu muốn duy trì sự cạnh tranh và hiệu quả. Bằng cách áp dụng các công nghệ tiên tiến như OCR, AI và tự động hóa quy trình, các doanh nghiệp có thể biến quy trình AP từ một gánh nặng thành một lợi thế chiến lược. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí mà còn nâng cao độ chính xác, tuân thủ và quản lý dòng tiền hiệu quả hơn.