Hóa Đơn Điện Tử Cho Shop Mới: Hướng Dẫn Tuân Thủ A-Z
Published on Tháng 2 7, 2026 by Admin
Tại Sao Hóa Đơn Điện Tử Là Bắt Buộc Với Cửa Hàng Mới?
Kể từ khi Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC có hiệu lực, hầu hết các doanh nghiệp và hộ kinh doanh đều phải chuyển đổi sang hóa đơn điện tử. Do đó, nếu bạn là chủ shop mới, bạn phải sử dụng hóa đơn điện tử ngay từ khi bắt đầu hoạt động.Quy định này áp dụng cho tất cả mọi người. Bất kể quy mô cửa hàng của bạn lớn hay nhỏ, việc tuân thủ là không thể tránh khỏi. Thực tế, việc áp dụng sớm mang lại nhiều lợi ích. Ví dụ, nó giúp tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ và vận chuyển hóa đơn. Ngoài ra, nó còn tăng cường tính minh bạch và đơn giản hóa việc kê khai thuế.Vì vậy, hãy xem đây là một bước nâng cấp cần thiết cho cửa hàng của bạn. Nó không chỉ giúp bạn tuân thủ pháp luật mà còn hiện đại hóa quy trình vận hành.
Phân Biệt Các Loại Hóa Đơn Điện Tử Chính
Trước khi bắt đầu, bạn cần hiểu rõ có hai loại hóa đơn điện tử chính. Việc lựa chọn đúng loại rất quan trọng. Tuy nhiên, đối với shop mới, lựa chọn gần như đã được xác định trước.
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Đây là loại hóa đơn phổ biến nhất dành cho các doanh nghiệp nhỏ, siêu nhỏ và hộ kinh doanh. Cụ thể, trước khi gửi cho người mua, mỗi hóa đơn của bạn sẽ được cấp một mã duy nhất từ cơ quan thuế. Mã này hoạt động như một tem xác thực, đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn.Quá trình này diễn ra rất nhanh chóng. Hầu hết các nhà cung cấp phần mềm đều tự động hóa việc lấy mã. Do đó, bạn sẽ không cảm thấy có sự chậm trễ nào trong việc xuất hóa đơn cho khách hàng. Hơn nữa, việc sử dụng hóa đơn có mã giúp bạn an tâm hơn về mặt pháp lý.
Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
Loại hóa đơn này dành cho các doanh nghiệp lớn. Cụ thể là những công ty có hạ tầng công nghệ thông tin mạnh và đã được cơ quan thuế chấp thuận. Họ có thể tự xuất hóa đơn và gửi thẳng cho khách hàng. Sau đó, họ sẽ gửi dữ liệu tổng hợp đến cơ quan thuế vào cuối ngày.Tuy nhiên, là một cửa hàng mới, bạn gần như chắc chắn sẽ không thuộc đối tượng này. Vì vậy, bạn nên tập trung hoàn toàn vào việc đăng ký và sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế.
Quy Trình 4 Bước Đăng Ký Hóa Đơn Điện Tử Cho Shop Mới
Việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thực ra khá đơn giản. Bạn chỉ cần làm theo bốn bước dưới đây. Toàn bộ quá trình thường chỉ mất một vài ngày làm việc.
Bước 1: Hoàn Tất Đăng Ký Kinh Doanh & Mua Chữ Ký Số
Đây là bước nền tảng đầu tiên. Bạn phải có giấy phép kinh doanh hợp lệ, dù là doanh nghiệp hay hộ kinh doanh. Sau đó, bạn cần mua một chữ ký số (còn gọi là USB token). Chữ ký số này đóng vai trò như chữ ký tay và con dấu của bạn trong môi trường số. Bạn sẽ dùng nó để ký lên các tờ khai và hóa đơn điện tử.
Bước 2: Lựa Chọn Nhà Cung Cấp Dịch Vụ Hóa Đơn Điện Tử
Trên thị trường có rất nhiều nhà cung cấp. Bạn nên dành thời gian để lựa chọn một đối tác phù hợp. Hãy cân nhắc các yếu tố sau:
- Chi phí: So sánh các gói dịch vụ để tìm ra mức giá hợp lý với số lượng hóa đơn dự kiến của bạn.
- Hỗ trợ khách hàng: Đảm bảo họ có đội ngũ hỗ trợ nhanh chóng và chuyên nghiệp khi bạn gặp sự cố.
- Tính năng: Phần mềm có dễ sử dụng không? Nó có tích hợp với các phần mềm bán hàng, kế toán khác không?
- Uy tín: Chọn các nhà cung cấp lớn, đã được Tổng Cục Thuế thẩm định và cấp phép.
Bước 3: Nộp Tờ Khai Đăng Ký Lên Cơ Quan Thuế
Sau khi chọn được nhà cung cấp, họ sẽ hỗ trợ bạn tạo Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT). Bạn sẽ dùng chữ ký số để ký vào tờ khai này. Sau đó, tờ khai sẽ được nộp trực tuyến đến cơ quan thuế quản lý của bạn. Quá trình này thường được thực hiện ngay trên phần mềm của nhà cung cấp.
Bước 4: Nhận Thông Báo Chấp Thuận và Bắt Đầu Sử Dụng
Cơ quan thuế sẽ xử lý hồ sơ của bạn rất nhanh. Theo quy định, trong vòng một ngày làm việc, họ sẽ gửi thông báo về việc chấp nhận hoặc từ chối. Nếu được chấp nhận, bạn đã có thể chính thức xuất hóa đơn điện tử. Nếu bị từ chối, thông báo sẽ nêu rõ lý do để bạn điều chỉnh và nộp lại.
Lưu Ý Quan Trọng Cho Hộ Kinh Doanh Cá Thể
Nếu bạn kinh doanh dưới hình thức hộ cá thể, các quy định cũng áp dụng cho bạn. Tuy nhiên, có một vài điểm khác biệt cần lưu ý. Hộ kinh doanh có hai lựa chọn chính để sử dụng hóa đơn điện tử.Lựa chọn đầu tiên là sử dụng hệ thống hóa đơn điện tử miễn phí của Tổng Cục Thuế. Lựa chọn này phù hợp nếu bạn có quy mô rất nhỏ và số lượng hóa đơn phát sinh không nhiều. Mặt khác, bạn cũng có thể đăng ký thông qua một nhà cung cấp dịch vụ được ủy quyền, tương tự như doanh nghiệp. Việc này thường mang lại trải nghiệm tốt hơn và có nhiều tính năng hỗ trợ hơn.Bởi vì việc tuân thủ là bắt buộc, việc tìm hiểu kỹ về hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh là vô cùng cần thiết để đảm bảo hoạt động kinh doanh của bạn không bị gián đoạn.
Tránh Các Lỗi Thường Gặp & Mức Phạt Liên Quan
Tuân thủ không đúng cách có thể dẫn đến những khoản phạt không đáng có. Do đó, hãy lưu ý để tránh các sai lầm phổ biến sau:
- Không đăng ký sử dụng: Đây là lỗi nghiêm trọng nhất. Bạn có thể bị phạt tiền từ vài triệu đến vài chục triệu đồng.
- Xuất hóa đơn trước khi được chấp thuận: Hóa đơn này không hợp lệ và bạn có thể bị phạt vì hành vi này.
- Ghi sai thông tin trên hóa đơn: Các thông tin như tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua phải tuyệt đối chính xác.
- Không hủy hóa đơn giấy cũ: Sau khi được chấp thuận sử dụng hóa đơn điện tử, bạn phải làm thủ tục hủy số hóa đơn giấy còn lại.
Việc hiểu rõ các quy định sẽ giúp bạn tránh các khoản phạt thuế không đáng có và tập trung vào việc phát triển kinh doanh.
Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ)
Cửa hàng của tôi rất nhỏ, doanh thu thấp, có bắt buộc dùng hóa đơn điện tử không?
Có, việc sử dụng hóa đơn điện tử là bắt buộc đối với hầu hết các doanh nghiệp và hộ kinh doanh, không phụ thuộc vào doanh thu. Ngưỡng doanh thu (ví dụ 100 triệu đồng/năm đối với hộ kinh doanh) chỉ dùng để xác định nghĩa vụ nộp thuế GTGT và TNCN, không phải là điều kiện để miễn trừ việc sử dụng hóa đơn điện tử.
Tôi có thể sử dụng song song cả hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử không?
Không. Kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp thuận cho bạn sử dụng hóa đơn điện tử, tất cả các hóa đơn giấy chưa sử dụng phải được hủy theo quy định. Bạn không được phép sử dụng song song hai loại hóa đơn này.
Chi phí để sử dụng hóa đơn điện tử là bao nhiêu?
Chi phí phụ thuộc vào nhà cung cấp và gói dịch vụ bạn chọn. Thông thường, các nhà cung cấp sẽ bán theo gói số lượng hóa đơn (ví dụ: 300, 500, 1000 hóa đơn) với thời hạn sử dụng nhất định. Chi phí ban đầu có thể dao động từ vài trăm nghìn đến vài triệu đồng, tùy nhu cầu của bạn.
Nếu tôi bán hàng online trên Shopee, TikTok Shop thì có phải xuất hóa đơn không?
Có. Dù bạn kinh doanh trên bất kỳ nền tảng nào, khi có giao dịch phát sinh, bạn đều có nghĩa vụ xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng nếu họ yêu cầu và để phục vụ mục đích kê khai thuế của chính bạn. Các sàn thương mại điện tử hiện cũng đang phối hợp chặt chẽ với cơ quan thuế để quản lý doanh thu của người bán.
Tóm lại, việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử là một bước đi bắt buộc nhưng mang lại nhiều giá trị cho các cửa hàng mới. Bằng cách hiểu rõ quy định và thực hiện đúng quy trình, bạn không chỉ đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn đặt nền móng vững chắc cho việc quản lý tài chính chuyên nghiệp ngay từ những ngày đầu khởi nghiệp.
