Chi phí BHXH cho Doanh nghiệp Mới: Hướng dẫn A-Z 2024

Đối với chuyên viên tiền lương tại một doanh nghiệp mới thành lập, việc nắm vững chi phí bảo hiểm xã hội (BHXH) là một nhiệm vụ cực kỳ quan trọng. Bởi vì, đây không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là yếu tố then chốt trong việc lập ngân sách và xây dựng chính sách phúc lợi, từ đó giúp thu hút và giữ chân nhân tài.

Tại Sao Chi Phí Bảo Hiểm Xã Hội Lại Quan Trọng?

Đối với một công ty mới, việc hiểu rõ chi phí bảo hiểm là nền tảng cho sự phát triển bền vững. Trước hết, đây là một yêu cầu bắt buộc theo luật lao động Việt Nam. Do đó, việc tuân thủ đúng và đủ giúp doanh nghiệp tránh được các khoản phạt không đáng có.

Ngoài ra, chi phí này ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch tài chính. Việc dự toán chính xác các khoản phải đóng giúp ban lãnh đạo có cái nhìn rõ ràng về dòng tiền và chi phí vận hành. Hơn nữa, một chế độ bảo hiểm minh bạch và đầy đủ còn là một phúc lợi hấp dẫn, giúp công ty tạo dựng uy tín và lợi thế cạnh tranh trên thị trường lao động.

Các Loại Bảo Hiểm Bắt Buộc Doanh Nghiệp Phải Đóng

Tại Việt Nam, cả doanh nghiệp và người lao động đều có trách nhiệm đóng góp vào một số quỹ bảo hiểm bắt buộc. Dưới đây là các loại bảo hiểm chính mà mọi chuyên viên tiền lương cần nắm rõ.

Bảo hiểm Xã hội (BHXH)

Đây là quỹ lớn nhất, bao gồm nhiều chế độ quan trọng. Cụ thể, quỹ này chi trả cho các trường hợp ốm đau, thai sản, hưu trí và tử tuất. Vì vậy, nó đảm bảo an sinh xã hội lâu dài cho người lao động.

Bảo hiểm Y tế (BHYT)

Quỹ bảo hiểm y tế có mục đích chính là hỗ trợ chi phí khám chữa bệnh. Nhờ có BHYT, người lao động và gia đình họ có thể giảm bớt gánh nặng tài chính khi không may gặp vấn đề về sức khỏe.

Bảo hiểm Thất nghiệp (BHTN)

Đúng như tên gọi, quỹ này cung cấp một khoản trợ cấp tạm thời cho người lao động khi họ bị mất việc. Điều này giúp họ ổn định cuộc sống trong thời gian tìm kiếm một công việc mới.

Bảo hiểm Tai nạn lao động, Bệnh nghề nghiệp (BHTNLĐ-BNN)

Quỹ này được thiết lập để hỗ trợ chi phí điều trị và phục hồi cho người lao động không may gặp tai nạn trong quá trình làm việc. Do đó, nó đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ sức khỏe và an toàn của nhân viên.

Cách Tính Chi Phí Bảo Hiểm Xã Hội Chi Tiết

Để tính toán chi phí bảo hiểm, bạn cần xác định “mức lương đóng BHXH”. Mức lương này dựa trên lương hợp đồng nhưng có giới hạn tối thiểu và tối đa. Cụ thể, mức đóng không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng và không cao hơn 20 lần mức lương cơ sở.

Tỷ Lệ Đóng Của Doanh Nghiệp (Người Sử Dụng Lao Động)

Phần chi phí mà doanh nghiệp phải chịu được tính dựa trên quỹ lương đóng BHXH của toàn bộ nhân viên. Tổng cộng, doanh nghiệp đóng 21.5% cho mỗi nhân viên, được phân bổ như sau:

• Quỹ hưu trí và tử tuất (HT-TT): 14%
• Quỹ ốm đau và thai sản (ÔĐ-TS): 3%
• Quỹ bảo hiểm y tế (BHYT): 3%
• Quỹ bảo hiểm thất nghiệp (BHTN): 1%
• Quỹ tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (TNLĐ-BNN): 0.5%

Tỷ Lệ Đóng Của Nhân Viên (Người Lao Động)

Người lao động cũng trích một phần tiền lương của mình để tham gia bảo hiểm. Tổng cộng, người lao động đóng 10.5%, được phân bổ vào các quỹ sau:

• Quỹ hưu trí và tử tuất (HT-TT): 8%
• Quỹ bảo hiểm y tế (BHYT): 1.5%
• Quỹ bảo hiểm thất nghiệp (BHTN): 1%

Ví Dụ Minh Họa Cụ Thể

Hãy xem một ví dụ đơn giản. Giả sử nhân viên Nguyễn Văn A có mức lương đóng BHXH là 10.000.000 VNĐ/tháng.

Phần doanh nghiệp đóng:

10.000.000 VNĐ x 21.5% = 2.150.000 VNĐ

Phần nhân viên đóng (trừ vào lương):

10.000.000 VNĐ x 10.5% = 1.050.000 VNĐ

Như vậy, tổng chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra cho nhân viên A liên quan đến bảo hiểm là 2.150.000 VNĐ. Trong khi đó, lương thực nhận của anh A sẽ bị giảm đi 1.050.000 VNĐ.

Thủ Tục Đăng Ký Tham Gia BHXH Lần Đầu

Đối với doanh nghiệp mới, việc đăng ký tham gia BHXH lần đầu là một trong những thủ tục hành chính quan trọng nhất. Quá trình này đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và chính xác.

Bước 1: Chuẩn Bị Hồ Sơ

Đầu tiên, bạn cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ theo yêu cầu của cơ quan BHXH. Các giấy tờ chính thường bao gồm:

• Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS).
• Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-TS).
• Bản sao giấy phép đăng ký kinh doanh.
• Bản sao hợp đồng lao động của các nhân viên.

Bước 2: Nộp Hồ Sơ

Sau khi hoàn tất hồ sơ, doanh nghiệp sẽ nộp tại cơ quan BHXH cấp quận/huyện nơi công ty đặt trụ sở chính. Hiện nay, hầu hết các thủ tục đều có thể thực hiện trực tuyến thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc qua các nhà cung cấp dịch vụ I-VAN, giúp tiết kiệm thời gian và công sức.

Bước 3: Nhận Kết Quả

Sau khoảng 5-7 ngày làm việc, cơ quan BHXH sẽ xử lý và trả kết quả. Doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo về mã đơn vị và bắt đầu thực hiện nghĩa vụ đóng tiền hàng tháng. Sổ BHXH và thẻ BHYT cho người lao động cũng sẽ được cấp sau đó.

Quá trình này cũng liên quan chặt chẽ đến việc tuân thủ các nghĩa vụ thuế ban đầu khác, ví dụ như thuế TNDN cho startup.

Những Lưu Ý Quan Trọng Cho Chuyên Viên Tiền Lương

Quản lý bảo hiểm xã hội không chỉ dừng lại ở việc tính toán và đăng ký. Thực tế, nó là một công việc liên tục đòi hỏi sự cẩn trọng.

Bạn phải đảm bảo đóng tiền bảo hiểm đúng hạn, thường là trước ngày cuối cùng của tháng. Hơn nữa, mọi thay đổi về nhân sự như tuyển mới, nghỉ việc, hay thay đổi mức lương đều phải được báo cáo kịp thời cho cơ quan BHXH hàng tháng.

Việc chậm đóng hoặc khai báo sai có thể dẫn đến các khoản lãi phạt và thanh tra từ cơ quan chức năng. Đối với các mô hình làm việc linh hoạt hơn như BHXH cho nhân viên tại nhà, quy định có thể có những điểm khác biệt cần lưu ý kỹ càng hơn.

Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ)

Kết Luận

Tóm lại, việc quản lý chi phí và thủ tục bảo hiểm xã hội là một phần không thể thiếu trong công tác quản trị nhân sự và tài chính của doanh nghiệp mới. Bằng cách nắm vững các quy định, tính toán chính xác và tuân thủ đúng hạn, các chuyên viên tiền lương không chỉ giúp công ty hoạt động đúng pháp luật mà còn góp phần xây dựng một môi trường làm việc an toàn, ổn định và đáng tin cậy cho toàn thể nhân viên.