Đối với các hộ kinh doanh, việc cung cấp hóa đơn cho khách hàng doanh nghiệp là một yêu cầu quan trọng. Điều này không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật. Tuy nhiên, quy trình này có thể gây bối rối cho nhiều chủ hộ kinh doanh, đặc biệt là những người mới bắt đầu. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết các bước cần thiết để hộ kinh doanh có thể mua và xuất hóa đơn cho khách hàng doanh nghiệp một cách hiệu quả.
Tại sao Hộ Kinh Doanh Cần Xuất Hóa Đơn Cho Khách Doanh Nghiệp?
Trong môi trường kinh doanh ngày càng minh bạch, việc xuất hóa đơn cho khách hàng doanh nghiệp không còn là tùy chọn mà đã trở thành bắt buộc. Các doanh nghiệp cần hóa đơn để:
- Đối chiếu chi phí: Hóa đơn là chứng từ hợp lệ để doanh nghiệp ghi nhận chi phí, phục vụ cho việc hạch toán kế toán và quyết toán thuế.
- Yêu cầu hoàn thuế GTGT: Đối với các doanh nghiệp có hoạt động chịu thuế GTGT, hóa đơn đầu vào hợp lệ là điều kiện tiên quyết để được khấu trừ hoặc hoàn thuế.
- Tuân thủ pháp luật: Việc yêu cầu hóa đơn là một phần trong quy trình kiểm soát tài chính và tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp.
Đối với hộ kinh doanh, việc cung cấp hóa đơn cho thấy sự chuyên nghiệp và uy tín. Nó giúp xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng doanh nghiệp. Hơn nữa, từ ngày 1 tháng 6 năm 2025, Việt Nam đã chính thức yêu cầu nhiều hộ kinh doanh phát hành hóa đơn điện tử (e-invoices) được tạo trực tiếp từ máy tính tiền, nhằm tăng cường tính minh bạch trong quản lý thuế theo quy định tại Nghị định 70/2025.
Các Loại Hóa Đơn Mà Hộ Kinh Doanh Có Thể Sử Dụng
Hộ kinh doanh có thể lựa chọn các loại hóa đơn phù hợp với quy mô và nhu cầu của mình. Quan trọng nhất là hóa đơn đó phải hợp pháp và được cơ quan thuế chấp nhận.
1. Hóa đơn điện tử (E-invoice)
Đây là hình thức hóa đơn hiện đại và được khuyến khích sử dụng. Hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích như giảm chi phí in ấn, lưu trữ, dễ dàng quản lý và truyền tải dữ liệu.
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Loại hóa đơn này được cấp mã bởi cơ quan thuế trước khi gửi cho khách hàng.
- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Loại hóa đơn này do doanh nghiệp tự phát hành và tự chịu trách nhiệm về tính chính xác.
Nhiều hộ kinh doanh đã chủ động sử dụng phần mềm quản lý bán hàng tích hợp hóa đơn điện tử như KiotViet, Sapo, Salesbook. Ngoài ra, các nhà cung cấp lớn như Viettel, VNPT, Misa cũng cung cấp các giải pháp toàn diện.
2. Hóa đơn giấy (Truyền thống)
Mặc dù xu hướng là hóa đơn điện tử, một số hộ kinh doanh vẫn có thể sử dụng hóa đơn giấy trong một số trường hợp nhất định. Tuy nhiên, việc này ngày càng hạn chế.
- Hóa đơn tự in: Hộ kinh doanh tự thiết kế và in hóa đơn theo mẫu quy định.
- Hóa đơn đặt in: Hộ kinh doanh đặt in hóa đơn tại các công ty in được cấp phép.
Điều quan trọng là dù sử dụng loại hóa đơn nào, hộ kinh doanh cũng cần đảm bảo hóa đơn đó được phát hành hợp pháp, có đầy đủ thông tin theo quy định và được cơ quan thuế chấp nhận.
Quy Trình Mua Hóa Đơn Cho Khách Hàng Doanh Nghiệp
Để mua và xuất hóa đơn cho khách hàng doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần thực hiện các bước sau:
Bước 1: Đăng ký Mã số Thuế (MST) và Giấy phép Kinh doanh
Trước tiên, hộ kinh doanh cần có MST cá nhân hoặc MST doanh nghiệp. Đồng thời, cần có giấy phép đăng ký kinh doanh hợp pháp. Nếu bạn chưa có MST, có thể tự đăng ký lần đầu cho cá nhân theo hướng dẫn. Tìm hiểu cách tự đăng ký MST.
Bước 2: Lựa chọn Loại Hóa Đơn Phù Hợp
Như đã đề cập, hóa đơn điện tử là xu hướng chính. Hộ kinh doanh nên tìm hiểu và lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín. Các yếu tố cần cân nhắc bao gồm:
- Chi phí hợp lý.
- Tính năng đa dạng, dễ sử dụng.
- Khả năng tích hợp với các phần mềm quản lý khác (nếu có).
- Chất lượng dịch vụ hỗ trợ khách hàng.
Một số hộ kinh doanh vẫn còn băn khoăn về việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang điện tử. Tuy nhiên, đây là một yêu cầu bắt buộc và mang lại nhiều lợi ích lâu dài. Tham khảo thêm về lý do hộ kinh doanh bắt buộc dùng hóa đơn điện tử tích hợp POS.
Bước 3: Đăng ký Sử dụng Hóa đơn Điện tử
Sau khi chọn được nhà cung cấp, hộ kinh doanh sẽ tiến hành đăng ký dịch vụ. Quy trình này thường bao gồm:
- Cung cấp thông tin đăng ký (tên hộ kinh doanh, MST, địa chỉ, thông tin liên hệ).
- Ký hợp đồng sử dụng dịch vụ.
- Nhà cung cấp sẽ hỗ trợ cài đặt phần mềm hoặc cung cấp tài khoản truy cập.
Đối với những hộ kinh doanh nhỏ lẻ, việc chuyển đổi có thể gặp một số thách thức ban đầu. Ví dụ, anh Nguyễn Huy Hùng, chủ một cơ sở kinh doanh dịch vụ ăn uống, đã phải đầu tư khoảng 10 triệu đồng cho thiết bị mới và thuê thêm nhân viên để quản lý. Anh cũng lo ngại về các vấn đề kỹ thuật có thể xảy ra khi hệ thống mới đi vào hoạt động.
Bước 4: Lập và Xuất Hóa đơn cho Khách hàng Doanh nghiệp
Khi có yêu cầu từ khách hàng doanh nghiệp, hộ kinh doanh tiến hành lập hóa đơn. Các thông tin cần có trên hóa đơn bao gồm:
- Tên hộ kinh doanh (người bán).
- MST của hộ kinh doanh.
- Tên doanh nghiệp (người mua).
- MST của doanh nghiệp.
- Địa chỉ của doanh nghiệp.
- Tên hàng hóa, dịch vụ.
- Số lượng, đơn giá, thành tiền.
- Thuế suất GTGT (nếu có).
- Tổng tiền thanh toán.
- Ngày lập hóa đơn.
Sau khi điền đầy đủ thông tin, hộ kinh doanh sẽ phát hành hóa đơn điện tử và gửi cho doanh nghiệp khách hàng. Doanh nghiệp này sẽ sử dụng hóa đơn này để hạch toán chi phí.
Bước 5: Lưu trữ Hóa đơn
Hộ kinh doanh có trách nhiệm lưu trữ hóa đơn theo quy định của pháp luật. Hóa đơn điện tử cần được lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử trong thời gian theo quy định, thường là 10 năm. Quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử rất quan trọng để phục vụ cho việc kiểm tra sau này.
Lưu ý Quan trọng Khi Xuất Hóa đơn Cho Khách Doanh Nghiệp
Để quy trình diễn ra suôn sẻ và tránh các rắc rối pháp lý, hộ kinh doanh cần lưu ý những điểm sau:
- Đảm bảo tính chính xác: Thông tin trên hóa đơn phải khớp với thông tin giao dịch thực tế và thông tin đăng ký của cả hai bên. Sai sót nhỏ về tên, địa chỉ, MST có thể dẫn đến việc hóa đơn không hợp lệ.
- Tuân thủ thời hạn: Xuất hóa đơn đúng thời điểm theo quy định của pháp luật.
- Sử dụng phần mềm uy tín: Chọn các nhà cung cấp hóa đơn điện tử có đầy đủ giấy phép và đảm bảo an toàn dữ liệu.
- Hiểu rõ quy định thuế: Nắm vững các quy định về thuế GTGT, thuế TNDN (nếu có) liên quan đến hoạt động kinh doanh của mình.
- Chuẩn bị cho việc kiểm tra: Luôn sẵn sàng cung cấp hồ sơ, chứng từ khi cơ quan thuế yêu cầu.
Một số trường hợp đặc biệt, như anh Nguyễn Hữu Tài với mô hình kinh doanh cà phê di động, gặp khó khăn trong việc cố định thiết bị. Anh đang tìm kiếm các giải pháp hóa đơn tích hợp trên điện thoại hoặc thiết bị nhỏ gọn, dễ sử dụng. Điều này cho thấy sự linh hoạt trong việc áp dụng công nghệ là cần thiết.
Các Vấn Đề Thường Gặp và Cách Khắc Phục
Trong quá trình áp dụng hóa đơn điện tử, hộ kinh doanh có thể gặp một số vấn đề:
Vấn đề 1: Sai sót thông tin trên hóa đơn
Giải pháp: Nếu phát hiện sai sót trước khi gửi cho khách hàng, hộ kinh doanh có thể xóa và lập lại hóa đơn mới. Nếu đã gửi hóa đơn, cần thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Tham khảo quy trình lập biên bản điều chỉnh, thay thế hóa đơn.
Vấn đề 2: Khó khăn trong việc tích hợp phần mềm
Giải pháp: Liên hệ bộ phận hỗ trợ kỹ thuật của nhà cung cấp hóa đơn điện tử để được hướng dẫn chi tiết. Nếu cần, có thể tìm đến các chuyên gia tư vấn hoặc các dịch vụ hỗ trợ chuyển đổi số cho doanh nghiệp nhỏ.
Vấn đề 3: Khách hàng doanh nghiệp yêu cầu loại hóa đơn không phù hợp
Giải pháp: Giải thích rõ ràng về loại hóa đơn mà hộ kinh doanh đang sử dụng và quy định pháp luật liên quan. Nếu doanh nghiệp yêu cầu một loại hóa đơn cụ thể mà hộ kinh doanh không thể cung cấp, cần trao đổi thẳng thắn để tìm giải pháp thay thế hoặc từ chối giao dịch một cách lịch sự.
Câu hỏi Thường gặp (FAQ)
Hộ kinh doanh có bắt buộc phải xuất hóa đơn cho mọi giao dịch không?
Theo quy định hiện hành, hộ kinh doanh có nghĩa vụ lập và xuất hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng là tổ chức, cá nhân kinh doanh. Đặc biệt, từ ngày 1 tháng 6 năm 2025, nhiều hộ kinh doanh phải xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.
Nếu tôi là hộ kinh doanh cá thể và bán hàng cho công ty, tôi có cần xuất hóa đơn GTGT không?
Nếu hộ kinh doanh của bạn đăng ký phương pháp nộp thuế theo tỷ lệ % trên doanh thu và không đăng ký tự nguyện nộp thuế GTGT, bạn sẽ xuất hóa đơn bán hàng thông thường, không có thuế GTGT. Tuy nhiên, nếu bạn muốn xuất hóa đơn GTGT, bạn cần đăng ký phương pháp nộp thuế theo kê khai và thực hiện nghĩa vụ thuế tương ứng.
Tôi có thể mua hóa đơn sẵn có của người khác để sử dụng không?
Tuyệt đối không. Việc mua bán hóa đơn là hành vi vi phạm pháp luật và có thể bị xử lý nghiêm. Hộ kinh doanh chỉ được sử dụng hóa đơn do mình tự phát hành hoặc do cơ quan thuế cấp theo đúng quy định.
Chi phí mua phần mềm hóa đơn điện tử có được trừ khi tính thuế TNDN không?
Chi phí mua phần mềm hóa đơn điện tử được xem là chi phí hoạt động kinh doanh hợp lý. Nếu đáp ứng đủ các điều kiện về chi phí được trừ theo quy định của Luật Thuế TNDN, khoản chi này có thể được khấu trừ. Tìm hiểu điều kiện chi phí được trừ.
Khách hàng doanh nghiệp yêu cầu hóa đơn ghi tên người mua là cá nhân, có được không?
Theo quy định, hóa đơn phải ghi đúng tên và MST của người mua là doanh nghiệp hoặc tổ chức. Nếu khách hàng là doanh nghiệp nhưng yêu cầu ghi tên cá nhân, hộ kinh doanh cần làm rõ mục đích. Thông thường, doanh nghiệp sẽ cần hóa đơn ghi đúng tên của họ để phục vụ mục đích kế toán và thuế.
Tôi có thể sử dụng phương thức thanh toán trả góp để mua sắm thiết bị phục vụ kinh doanh và lấy hóa đơn không?
Có, một số dịch vụ tài chính cho phép bạn mua sắm thiết bị kinh doanh trả góp. Ví dụ, chương trình trả góp qua Shinhan Finance với Dat Bike cho phép khách hàng mua xe mà không cần thẻ tín dụng, với các lựa chọn kỳ hạn linh hoạt. Tuy nhiên, hóa đơn cho phương thức này chỉ có thể xuất dưới tên người tham gia chương trình trả góp, không hỗ trợ xuất cho công ty, người thân hay bạn bè.
Kết luận
Việc mua và xuất hóa đơn cho khách hàng doanh nghiệp là một quy trình quan trọng đối với các hộ kinh doanh. Bằng cách hiểu rõ các quy định, lựa chọn công cụ phù hợp và tuân thủ quy trình, hộ kinh doanh có thể thực hiện nghiệp vụ này một cách chuyên nghiệp, hiệu quả, đồng thời đảm bảo tuân thủ pháp luật và xây dựng uy tín với đối tác.
