Khấu trừ chi phí điện nước cho hộ kinh doanh tại nhà
Published on Tháng 12 23, 2025 by Admin
Nhiều hộ kinh doanh cá thể đang hoạt động tại nhà. Họ thường băn khoăn về việc khấu trừ chi phí điện, nước. Liệu những chi phí này có được tính vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế không? Bài viết này sẽ giải đáp chi tiết.
Hiểu đúng về khấu trừ chi phí điện, nước
Khi bạn điều hành công việc kinh doanh tại nhà, việc phân tách chi phí cá nhân và chi phí kinh doanh là rất quan trọng. Đặc biệt là các chi phí tiện ích như điện, nước.
Trước đây, các quy định về thuế có thể chưa rõ ràng. Tuy nhiên, với sự phát triển của mô hình kinh doanh tại nhà, các cơ quan thuế đang dần có những hướng dẫn cụ thể hơn. Mục tiêu là đảm bảo tính công bằng và minh bạch.
Quy định mới về thuế cho hộ kinh doanh
Bộ Tài chính đang xem xét việc đánh thuế dựa trên lợi nhuận thay vì doanh thu. Điều này sẽ mang lại lợi ích lớn cho các hộ kinh doanh. Họ sẽ chỉ phải nộp thuế trên phần lợi nhuận thực tế sau khi trừ đi chi phí hợp lý. Đề xuất này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc xác định chính xác chi phí.
Cụ thể, với doanh thu dưới 3 tỷ đồng/năm, nếu hộ kinh doanh có thể xác định rõ chi phí, họ sẽ nộp thuế 15% trên lợi nhuận. Lợi nhuận được tính bằng doanh thu trừ đi chi phí. Nếu không thể xác định chi phí, họ sẽ nộp thuế theo tỷ lệ cố định trên doanh thu, dao động từ 0.5% đến 2% tùy ngành nghề.
Quan trọng hơn, các hộ kinh doanh sẽ được phép khấu trừ một ngưỡng doanh thu miễn thuế. Điều này có nghĩa là không phải toàn bộ doanh thu đều bị đánh thuế như hiện nay.
Ví dụ, một hộ kinh doanh có doanh thu 1.2 tỷ đồng và chi phí 1 tỷ đồng. Hiện tại, họ có thể đóng 1% trên doanh thu, tức 12 triệu đồng. Theo đề xuất mới, thu nhập chịu thuế là 200 triệu đồng, và thuế là 30 triệu đồng. Nếu chi phí vượt quá doanh thu, họ sẽ không phải nộp thuế.
Một ví dụ khác, hộ kinh doanh nhỏ với doanh thu 300 triệu đồng. Hiện tại, họ có thể đóng thuế khoán 3 triệu đồng. Với quy định mới, sau khi khấu trừ 200 triệu đồng, thu nhập chịu thuế chỉ còn 100 triệu đồng, và thuế chỉ còn 1.5 triệu đồng.
Ngoài ra, ngưỡng miễn thuế doanh thu cũng được đề xuất tăng từ 100 triệu đồng lên 200 triệu đồng. Việc này nhằm tạo điều kiện thuận lợi hơn cho các hộ kinh doanh chuyển từ phương pháp đánh thuế khoán sang kê khai.
Xác định chi phí điện, nước hợp lý
Để được khấu trừ chi phí điện, nước, bạn cần chứng minh rằng chúng phục vụ trực tiếp cho hoạt động kinh doanh. Đây là điểm mấu chốt.
Đầu tiên, bạn cần có hóa đơn điện, nước đứng tên hộ kinh doanh hoặc cá nhân chủ hộ. Hóa đơn này là bằng chứng quan trọng nhất.
Thứ hai, bạn cần xác định được phần trăm sử dụng cho mục đích kinh doanh. Việc này có thể khó khăn nếu bạn không tách biệt rõ ràng không gian làm việc và sinh hoạt.
Tách biệt không gian làm việc và sinh hoạt
Nếu bạn có một khu vực riêng biệt trong nhà chỉ dành cho công việc, việc phân bổ chi phí sẽ dễ dàng hơn. Ví dụ, một phòng làm việc riêng với máy tính, thiết bị văn phòng.
Tuy nhiên, nhiều hộ kinh doanh sử dụng chung không gian. Ví dụ, bếp nấu cho cả gia đình và để chuẩn bị nguyên liệu cho quán ăn nhỏ. Trong trường hợp này, bạn cần ước tính tỷ lệ sử dụng.
Bạn có thể dựa vào thời gian sử dụng thiết bị điện, nước cho công việc. Hoặc dựa trên diện tích không gian kinh doanh so với tổng diện tích nhà.
Ví dụ, nếu bạn sử dụng máy tính và các thiết bị văn phòng trong 8 tiếng mỗi ngày cho công việc, và chỉ dùng cho mục đích cá nhân 16 tiếng, bạn có thể ước tính tỷ lệ sử dụng điện cho công việc là 33%.
Lưu trữ hóa đơn và chứng từ
Việc lưu trữ cẩn thận tất cả hóa đơn điện, nước là cực kỳ quan trọng. Chúng là bằng chứng khi cơ quan thuế kiểm tra. Hãy giữ chúng trong một tập hồ sơ riêng biệt, dễ dàng tra cứu.
Bạn cũng nên ghi chép lại cách bạn tính toán tỷ lệ sử dụng cho mục đích kinh doanh. Ghi chú này sẽ giúp bạn giải thích khi cần thiết. Việc tuân thủ các quy định về chứng từ thuế là nền tảng cho mọi hoạt động kinh doanh.
Các loại chi phí khác có thể khấu trừ
Bên cạnh điện, nước, còn nhiều chi phí khác mà hộ kinh doanh tại nhà có thể khấu trừ. Điều này giúp giảm đáng kể nghĩa vụ thuế.
Chi phí internet
Internet là một công cụ thiết yếu cho hầu hết các hoạt động kinh doanh hiện nay. Nếu bạn sử dụng internet cho công việc, chi phí này hoàn toàn có thể được khấu trừ.
Tương tự điện, nước, bạn cần có hóa đơn internet đứng tên hộ kinh doanh. Nếu là hóa đơn cá nhân, bạn cần chứng minh phần lớn việc sử dụng là cho mục đích kinh doanh. Ví dụ, bạn dùng internet để làm việc online, giao dịch với khách hàng, nghiên cứu thị trường.
Chi phí văn phòng phẩm
Bút, giấy, mực in, sổ sách… là những vật dụng không thể thiếu. Chi phí mua sắm các vật dụng này phục vụ cho công việc đều có thể được tính vào chi phí hợp lý.
Hãy giữ lại tất cả hóa đơn mua hàng. Đối với các vật dụng nhỏ lẻ, bạn có thể lập bảng kê chi tiết. Điều này giúp cơ quan thuế dễ dàng kiểm tra.
Chi phí thuê mặt bằng (nếu có)
Nếu bạn thuê một phần không gian để làm văn phòng hoặc xưởng sản xuất nhỏ tại nhà, chi phí thuê này là một khoản khấu trừ lớn. Bạn cần có hợp đồng thuê rõ ràng và hóa đơn thanh toán.
Tuy nhiên, nếu bạn chỉ sử dụng một phần căn nhà của mình mà không có hợp đồng thuê riêng, việc này sẽ phức tạp hơn. Thông thường, chi phí này sẽ được xem xét kỹ lưỡng dựa trên tỷ lệ sử dụng cho kinh doanh.
Chi phí khấu hao tài sản cố định
Các tài sản bạn sử dụng cho kinh doanh như máy tính, máy in, bàn ghế văn phòng… có thể được trích khấu hao hàng năm. Chi phí khấu hao này cũng được tính vào chi phí hợp lý.
Việc này đòi hỏi bạn phải có sổ sách kế toán rõ ràng. Bạn cần ghi nhận giá trị tài sản, thời gian sử dụng dự kiến và phương pháp trích khấu hao.
Lưu ý quan trọng khi thực hiện khấu trừ
Việc khấu trừ chi phí cần tuân thủ đúng quy định của pháp luật thuế. Có một số điểm bạn cần đặc biệt lưu ý.
Tính hợp lý và hợp lệ của chi phí
Chi phí phải phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh. Nó cũng phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp. Chi phí cá nhân không liên quan đến kinh doanh sẽ không được khấu trừ.
Ví dụ, hóa đơn tiền điện, nước cho mục đích sinh hoạt cá nhân như nấu ăn, tắm giặt sẽ không được tính vào chi phí kinh doanh.
Nguyên tắc phân bổ chi phí
Khi chi phí dùng chung cho cả mục đích cá nhân và kinh doanh, bạn cần có nguyên tắc phân bổ rõ ràng. Tỷ lệ phân bổ này phải hợp lý và có căn cứ.
Việc phân bổ không hợp lý có thể dẫn đến việc cơ quan thuế điều chỉnh lại chi phí. Điều này có thể làm tăng số thuế phải nộp.
Vai trò của kế toán và tư vấn thuế
Đối với nhiều hộ kinh doanh nhỏ, việc tự quản lý sổ sách và tuân thủ các quy định thuế có thể gặp khó khăn. Do đó, việc tìm kiếm sự hỗ trợ từ kế toán hoặc chuyên gia tư vấn thuế là rất cần thiết.
Họ có thể giúp bạn thiết lập hệ thống sổ sách kế toán. Đồng thời, tư vấn về cách phân bổ chi phí hiệu quả. Họ cũng giúp bạn chuẩn bị hồ sơ đầy đủ khi có thanh tra thuế.
Tìm hiểu về thời điểm thích hợp để thuê đại lý thuế có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và tránh rủi ro.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Tôi có thể khấu trừ toàn bộ hóa đơn điện, nước không?
Không. Bạn chỉ có thể khấu trừ phần chi phí điện, nước thực sự sử dụng cho mục đích kinh doanh. Cần có bằng chứng và nguyên tắc phân bổ hợp lý.
Nếu tôi kinh doanh online tại nhà thì có được khấu trừ chi phí không?
Có. Các chi phí như internet, điện thoại, văn phòng phẩm, khấu hao máy tính… phục vụ cho việc kinh doanh online đều có thể được khấu trừ nếu có đầy đủ chứng từ.
Hóa đơn điện, nước đứng tên vợ/chồng hoặc người thân có được không?
Theo quy định, hóa đơn nên đứng tên chủ hộ kinh doanh. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, nếu có giấy tờ chứng minh mối quan hệ và sự đóng góp cho việc kinh doanh, cơ quan thuế có thể xem xét.
Tôi nên lưu trữ hóa đơn trong bao lâu?
Theo quy định, các chứng từ kế toán và hóa đơn phải được lưu trữ tối thiểu 5 năm, hoặc 10 năm đối với các chứng từ liên quan đến tài sản cố định và các giao dịch kéo dài.
Nếu tôi không có hóa đơn thì có được tính chi phí không?
Thông thường, chi phí không có hóa đơn hợp lệ sẽ không được chấp nhận khấu trừ. Do đó, việc yêu cầu hóa đơn khi mua sắm hàng hóa, dịch vụ là rất quan trọng.
Làm thế nào để ước tính doanh thu cố định nếu tôi dùng phương pháp kê khai?
Việc ước tính doanh thu thường dựa vào quy mô cửa hàng, vị trí, và lịch sử kinh doanh trước đó. Bạn có thể tham khảo cách ước tính doanh thu cố định để có cái nhìn rõ hơn.
Kết luận
Việc khấu trừ chi phí điện, nước và các chi phí khác cho hộ kinh doanh tại nhà là hoàn toàn khả thi. Tuy nhiên, điều này đòi hỏi sự minh bạch, cẩn trọng trong việc lưu trữ chứng từ và tuân thủ đúng các quy định của pháp luật thuế. Việc hiểu rõ các quy định này sẽ giúp bạn tối ưu hóa nghĩa vụ thuế, đồng thời đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ và bền vững.
