Hướng dẫn Chữ ký số & Bảo mật eTax

Trong kỷ nguyên số, việc ứng dụng công nghệ vào quản lý tài chính và thuế là điều tất yếu. Chữ ký số và bảo mật tài khoản Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (eTax) đóng vai trò then chốt. Bài viết này sẽ cung cấp kiến thức chi tiết cho kế toán và nhân viên IT về cách sử dụng hiệu quả và bảo mật các công cụ này.

Chữ ký số là gì và vai trò thiết yếu

Chữ ký số, hay còn gọi là định danh điện tử, là một công cụ mạnh mẽ trong giao dịch số. Nó sử dụng công nghệ mã hóa để xác minh tính xác thực của tài liệu điện tử và giao dịch trực tuyến. Theo Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay và con dấu trên giấy tờ truyền thống. Do đó, nó được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực.

Ứng dụng đa dạng của chữ ký số

Chữ ký số không chỉ giới hạn trong khai báo thuế. Nó còn được sử dụng cho nhiều mục đích quan trọng khác:

• Xác thực danh tính: Đảm bảo người ký là người có thẩm quyền và đáng tin cậy.
• Đảm bảo toàn vẹn dữ liệu: Nội dung tài liệu không thể bị thay đổi sau khi ký mà không bị phát hiện.
• Tăng cường tính pháp lý và minh bạch: Hợp pháp hóa các văn bản điện tử trong giao dịch kinh doanh.
• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Loại bỏ việc in ấn, di chuyển và lưu trữ giấy tờ.
• Thúc đẩy chuyển đổi số: Tạo môi trường làm việc hiện đại, hiệu quả.

Giá trị pháp lý của chữ ký số

Theo Điều 9 của Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chữ ký số có giá trị pháp lý như chữ ký hoặc con dấu trên văn bản giấy. Điều này có nghĩa là các giao dịch điện tử được ký số hoàn toàn có thể được sử dụng trong hoạt động kinh doanh, pháp lý và hành chính mà không cần bản sao giấy. Tuy nhiên, để chữ ký số có giá trị pháp lý, nó cần đáp ứng các điều kiện sau:

• Được cấp bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số hợp pháp.
• Được sử dụng bởi người có đủ thẩm quyền và chịu trách nhiệm pháp lý.
• Chứng thư số phải còn hiệu lực và đảm bảo tính toàn vẹn sau khi ký.
• Khóa bí mật được quản lý bởi người ký tại thời điểm ký.

Ngoài ra, theo Thông tư 01/2019/TT-BNV, hình ảnh chữ ký số của tổ chức cần hiển thị đầy đủ thông tin về tên doanh nghiệp, thời gian ký, và có giá trị pháp lý tương đương con dấu doanh nghiệp. Điều này đảm bảo tính minh bạch và rõ ràng trong các giao dịch điện tử.

ContractSigning: Nền tảng ký số thông minh cho doanh nghiệp

Trong bối cảnh số hóa ngày càng mạnh mẽ, các doanh nghiệp cần những giải pháp hiệu quả để quản lý và ký kết văn bản. ContractSigning của TS24 là một nền tảng như vậy. Nó được thiết kế để hiện đại hóa quy trình làm việc, đặc biệt là việc ký và xử lý các tài liệu quan trọng. Mục tiêu là giảm thiểu rủi ro giấy tờ, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu.

Các tính năng nổi bật của ContractSigning

Nền tảng này mang đến nhiều tính năng vượt trội:

• Tự động hóa quy trình: Tích hợp CS Printer giúp tự động hóa quy trình trình ký từ mọi phần mềm chỉ bằng thao tác in ảo.
• Bảo mật và pháp lý: Sử dụng mã hóa AES-256 & SHA-256, xác thực OTP, chống làm giả bằng mã QR. Tuân thủ các tiêu chuẩn pháp lý quốc tế và Việt Nam.
• Tích hợp linh hoạt: Kết nối dễ dàng với các hệ thống ERP, phần mềm kế toán, e-tax, cloud storage và các nền tảng doanh nghiệp khác.
• Quản lý hồ sơ thông minh: Theo dõi tiến độ ký, phân quyền truy cập theo vai trò, tìm kiếm theo trạng thái và nhắc nhở ký kịp thời.
• Linh hoạt đa nền tảng: Sử dụng mọi lúc, mọi nơi qua ứng dụng Windows hoặc di động.

Các loại văn bản hỗ trợ

ContractSigning hỗ trợ ký số trên nhiều loại văn bản khác nhau:

• Hợp đồng điện tử (E-Contract) giữa các đối tác, nhà cung cấp, khách hàng.
• Hóa đơn, chứng từ tài chính cho kế toán và kiểm toán nội bộ.
• Tờ khai thuế, bảo hiểm xã hội, hải quan theo tiêu chuẩn pháp luật Việt Nam.
• Tài liệu nội bộ như biên bản họp, quyết định, hồ sơ nhân sự.
• Đơn đặt hàng, báo giá và các biểu mẫu giao dịch khác.

Bảo mật tài khoản Cổng TTĐT Tổng cục Thuế (eTax)

Việc bảo mật tài khoản eTax là cực kỳ quan trọng đối với kế toán và doanh nghiệp. Một tài khoản bị xâm phạm có thể dẫn đến rò rỉ thông tin nhạy cảm, gian lận thuế hoặc các hậu quả pháp lý nghiêm trọng khác. Do đó, cần áp dụng các biện pháp bảo mật chặt chẽ.

Tầm quan trọng của bảo mật tài khoản eTax

Cổng TTĐT của Tổng cục Thuế là nơi lưu trữ và xử lý các thông tin thuế quan trọng của doanh nghiệp. Do đó, việc bảo vệ tài khoản này là ưu tiên hàng đầu. Bảo mật tốt giúp:

• Ngăn chặn truy cập trái phép.
• Bảo vệ dữ liệu nhạy cảm khỏi bị đánh cắp hoặc sửa đổi.
• Đảm bảo tính liên tục của hoạt động khai báo và nộp thuế.
• Tránh các khoản phạt và rủi ro pháp lý liên quan đến sai sót hoặc gian lận thuế.

Các biện pháp bảo mật hiệu quả

Để bảo vệ tài khoản eTax, bạn nên thực hiện các biện pháp sau:

• Sử dụng mật khẩu mạnh: Kết hợp chữ hoa, chữ thường, số và ký tự đặc biệt. Tránh sử dụng thông tin cá nhân dễ đoán.
• Thay đổi mật khẩu định kỳ: Nên thay đổi mật khẩu ít nhất 3-6 tháng một lần.
• Kích hoạt xác thực hai yếu tố (2FA): Đây là lớp bảo mật bổ sung, yêu cầu mã xác minh từ điện thoại hoặc thiết bị khác sau khi nhập mật khẩu.
• Cẩn trọng với email và tin nhắn lạ: Không nhấp vào các liên kết hoặc tải xuống tệp đính kèm từ các nguồn không đáng tin cậy, vì chúng có thể chứa phần mềm độc hại hoặc là các email lừa đảo (phishing).
• Giới hạn quyền truy cập: Chỉ cấp quyền truy cập cho những người thực sự cần thiết. Phân quyền theo vai trò để hạn chế phạm vi truy cập dữ liệu.
• Cập nhật phần mềm: Luôn cập nhật trình duyệt, hệ điều hành và phần mềm diệt virus lên phiên bản mới nhất.
• Sử dụng mạng an toàn: Tránh truy cập tài khoản eTax từ các mạng Wi-Fi công cộng không an toàn.

Nhiều công ty công nghệ cung cấp các giải pháp bảo mật toàn diện. Ví dụ, ContractSigning của TS24 tích hợp các tính năng bảo mật nâng cao, bao gồm cả việc hỗ trợ chữ ký số và quản lý truy cập. Điều này giúp doanh nghiệp quản lý rủi ro an ninh mạng một cách hiệu quả hơn.

Tích hợp chữ ký số và eTax: Xu hướng tất yếu

Việc tích hợp chữ ký số vào các quy trình khai báo và nộp thuế điện tử là xu hướng tất yếu. Các nền tảng như ContractSigning của TS24 cho phép kết nối liền mạch với các hệ thống e-tax, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc.

Lợi ích của việc tích hợp

Khi chữ ký số được tích hợp với eTax, doanh nghiệp sẽ nhận được nhiều lợi ích:

• Tăng tốc độ xử lý: Các giao dịch và khai báo được thực hiện nhanh chóng hơn.
• Giảm sai sót thủ công: Tự động hóa quy trình giúp giảm thiểu lỗi do con người.
• Nâng cao tính bảo mật: Chữ ký số đảm bảo tính xác thực và toàn vẹn của dữ liệu.
• Tuân thủ pháp luật: Đáp ứng các yêu cầu pháp lý về giao dịch điện tử.
• Tiết kiệm chi phí: Giảm thiểu chi phí in ấn, vận chuyển và lưu trữ giấy tờ.

Ví dụ, việc sử dụng ContractSigning cho phép doanh nghiệp quản lý và ký các loại hóa đơn, chứng từ tài chính, tờ khai thuế, bảo hiểm xã hội, hải quan một cách dễ dàng. Nền tảng này còn hỗ trợ tích hợp với các phần mềm kế toán và hệ thống e-tax, tạo ra một quy trình làm việc số hóa hoàn chỉnh.

Đặc biệt, với quy định mới về việc doanh nghiệp có thể phải khai thuế điện tử dựa trên dữ liệu thực tế từ năm 2026, việc chuẩn bị sẵn sàng với các công cụ số như chữ ký số và nền tảng quản lý văn bản điện tử là vô cùng quan trọng. Các công ty công nghệ như Sapo, MISA và Viettel đã và đang triển khai các giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi số trong khai báo thuế. Những nỗ lực này bao gồm hỗ trợ cài đặt phần mềm, tư vấn miễn phí và các gói ưu đãi giúp doanh nghiệp nhanh chóng thích ứng với phương thức khai thuế mới.

Vai trò của IT trong việc triển khai

Bộ phận IT đóng vai trò then chốt trong việc triển khai và duy trì các hệ thống này. Họ cần:

• Lựa chọn giải pháp phù hợp: Đánh giá và chọn nền tảng chữ ký số và bảo mật eTax đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp.
• Triển khai và cấu hình: Cài đặt, cấu hình hệ thống, tích hợp với các phần mềm hiện có.
• Đào tạo người dùng: Hướng dẫn kế toán và nhân viên cách sử dụng hiệu quả và an toàn.
• Giám sát và bảo trì: Theo dõi hoạt động của hệ thống, xử lý sự cố và cập nhật bảo mật định kỳ.
• Xây dựng quy trình bảo mật: Thiết lập các chính sách và quy trình bảo mật chặt chẽ cho tài khoản eTax và hệ thống chữ ký số.

Việc này không chỉ đảm bảo hệ thống hoạt động trơn tru mà còn giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định về an toàn thông tin.

Các dịch vụ công trực tuyến qua VNeID

Ứng dụng VNeID (Định danh điện tử Việt Nam) là một bước tiến quan trọng trong việc số hóa dịch vụ công. Ứng dụng này do Trung tâm Dữ liệu Quốc gia về Dân cư, Bộ Công an phát triển, nhằm thay thế các giấy tờ truyền thống và cung cấp tiện ích cho công dân số, chính phủ số và xã hội số.

Tiện ích của VNeID

VNeID giúp giảm thiểu lãng phí, sai sót trong việc sử dụng giấy tờ truyền thống, tiết kiệm chi phí và thời gian. Người dân có thể sử dụng VNeID để truy cập nhiều dịch vụ công khác nhau. Với tài khoản VNeID cấp độ 2, người dùng có thể sử dụng các tiện ích thay thế giấy tờ cứng như:

• Căn cước công dân
• Thẻ bảo hiểm y tế
• Thông tin đăng ký xe và các loại giấy phép lái xe
• Thông tin bảo hiểm xã hội

Đáng chú ý, số lượt đăng nhập trên ứng dụng Etax của Tổng cục Thuế là 2.096.499 lượt, cho thấy mức độ sử dụng phổ biến của ứng dụng này trong việc quản lý thuế. Theo Bộ Công an, tổng số lượt sử dụng tài khoản định danh điện tử trên các cổng dịch vụ công trực tuyến đã vượt quá 29,375,000 lượt.

Tích hợp với eTax

VNeID cũng có khả năng tích hợp với các ứng dụng khác, bao gồm cả Etax. Điều này mở ra khả năng sử dụng định danh điện tử để đăng nhập và thực hiện các thủ tục thuế trực tuyến một cách an toàn và tiện lợi hơn. Từ ngày 01 tháng 07 năm 2024, Thủ tướng Chính phủ yêu cầu các bộ, ngành, địa phương thống nhất sử dụng một tài khoản VNeID duy nhất cho các dịch vụ công trực tuyến.

Câu hỏi thường gặp

Kết luận

Việc làm quen và sử dụng thành thạo chữ ký số cùng với việc bảo mật tài khoản eTax là vô cùng cần thiết cho các kế toán và nhân viên IT. Các giải pháp công nghệ như ContractSigning đang ngày càng khẳng định vai trò quan trọng trong việc số hóa quy trình nghiệp vụ, nâng cao hiệu quả và đảm bảo an toàn cho doanh nghiệp. Bằng cách áp dụng các biện pháp bảo mật chặt chẽ và tận dụng các công cụ số hóa, doanh nghiệp có thể tự tin bước vào kỷ nguyên số, tối ưu hóa hoạt động và giảm thiểu rủi ro.