Tối Đa Chi Phí Được Trừ Cho Chủ Shop Bán Lẻ Hà Nội
Published on Tháng 1 27, 2026 by Admin
Là một chủ cửa hàng bán lẻ tại Hà Nội, bạn luôn bận rộn với việc quản lý hàng hóa, nhân viên và khách hàng. Tuy nhiên, có một khía cạnh quan trọng khác ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của bạn: thuế. Hiểu rõ và tận dụng tối đa các khoản chi phí được trừ là chìa khóa để giảm số thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) phải nộp một cách hợp pháp.
Bài viết này sẽ là cẩm nang chi tiết, giúp bạn xác định các khoản chi phí hợp lệ. Do đó, bạn có thể tự tin tối ưu hóa tài chính cho cửa hàng của mình.
Điều Kiện Tiên Quyết Để Một Chi Phí Được Khấu Trừ Thuế
Trước khi đi vào chi tiết, bạn cần nắm vững nguyên tắc vàng. Theo quy định, một khoản chi chỉ được xem là chi phí hợp lệ khi đáp ứng đủ ba điều kiện sau đây.
Thứ nhất, chi phí phải thực tế phát sinh và liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của cửa hàng. Thứ hai, chi phí phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp. Cuối cùng, với những hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, bạn bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Việc tuân thủ các nguyên tắc này là nền tảng cơ bản. Hơn nữa, để hiểu sâu hơn về các quy định chung, bạn có thể tham khảo bài viết về điều kiện chi phí được trừ khi tính thuế TNDN của chúng tôi.
Các Khoản Chi Phí Được Trừ Phổ Biến Nhất Cho Shop Bán Lẻ
Đối với một cửa hàng bán lẻ, có rất nhiều khoản chi phí phát sinh hàng ngày. Dưới đây là danh sách các khoản chi phí được trừ phổ biến nhất mà bạn cần đặc biệt lưu ý.
1. Chi Phí Hàng Hóa (Giá Vốn Hàng Bán)
Đây thường là khoản chi phí lớn nhất của bất kỳ cửa hàng bán lẻ nào. Giá vốn hàng bán bao gồm toàn bộ chi phí bạn bỏ ra để mua hàng hóa về bán. Ví dụ, tiền mua quần áo, mỹ phẩm, hay đồ gia dụng từ nhà cung cấp.
Để chi phí này được chấp nhận, bạn phải có hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào hợp lệ từ nhà cung cấp. Ngoài ra, việc quản lý hàng tồn kho một cách khoa học cũng rất quan trọng.
Trong trường hợp hàng hóa bị hỏng, mất mát do thiên tai hoặc hết hạn sử dụng, bạn vẫn có thể đưa vào chi phí được trừ. Tuy nhiên, bạn cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, biên bản kiểm kê và xác định rõ trách nhiệm để chứng minh với cơ quan thuế.
2. Chi Phí Thuê Mặt Bằng Kinh Doanh
Tiền thuê cửa hàng tại Hà Nội là một khoản chi không hề nhỏ. Rất may, đây là một chi phí hoàn toàn được khấu trừ. Yêu cầu quan trọng nhất là bạn phải có hợp đồng thuê nhà rõ ràng.
Hơn nữa, bạn cần có chứng từ thanh toán tiền thuê định kỳ. Nếu chủ nhà là công ty, họ phải xuất hóa đơn GTGT cho bạn. Nếu chủ nhà là cá nhân, họ cần đi khai và nộp thuế cho thuê tài sản, sau đó cung cấp cho bạn chứng từ nộp thuế để hợp pháp hóa chi phí.
3. Chi Phí Lương và Các Khoản Trích Theo Lương
Chi phí trả lương cho nhân viên bán hàng, kế toán, hay quản lý cửa hàng là một khoản chi phí được trừ. Để hợp lệ, các khoản chi này cần được quy định rõ trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể hoặc quy chế tài chính của công ty.
Ngoài tiền lương, các khoản đóng góp bảo hiểm bắt buộc cũng được tính vào chi phí hợp lệ. Cụ thể là:
- Bảo hiểm xã hội (BHXH)
- Bảo hiểm y tế (BHYT)
- Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN)
- Kinh phí công đoàn
Phần mà doanh nghiệp đóng cho người lao động sẽ được trừ hoàn toàn khi tính thuế TNDN. Vì vậy, bạn cần lưu giữ đầy đủ bảng lương và chứng từ nộp bảo hiểm hàng tháng.
4. Chi Phí Phúc Lợi Cho Nhân Viên
Các khoản chi có tính chất phúc lợi cho nhân viên cũng được khấu trừ. Ví dụ như chi phí tổ chức du lịch, tiền mừng cưới, hay hỗ trợ nhân viên khi gia đình có việc hiếu. Những khoản chi này giúp tạo động lực và giữ chân nhân viên.
Tuy nhiên, pháp luật có quy định một giới hạn cho loại chi phí này. Tổng các khoản chi phúc lợi trực tiếp cho người lao động không được vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế. Do đó, việc tìm hiểu kỹ về chi phí phúc lợi cho nhân viên là rất cần thiết để đảm bảo tuân thủ đúng quy định.
5. Chi Phí Marketing và Quảng Cáo
Để thu hút khách hàng, chắc chắn bạn sẽ phải chi tiền cho marketing. Các chi phí như chạy quảng cáo Facebook, Google, in tờ rơi, hay tổ chức sự kiện khuyến mãi đều được tính là chi phí hợp lệ.
Điều quan trọng là bạn phải có hợp đồng dịch vụ và hóa đơn tương ứng. Đối với các dịch vụ từ nhà cung cấp nước ngoài như Google hay Facebook, việc lấy hóa đơn hợp lệ tại Việt Nam có thể phức tạp. Bạn cần lưu ý về nghĩa vụ thuế nhà thầu để đảm bảo chi phí được chấp nhận.
6. Chi Phí Dịch Vụ Mua Ngoài
Cửa hàng của bạn cần điện, nước, internet để hoạt động. Tất cả các hóa đơn này, nếu mang tên công ty hoặc chủ hộ kinh doanh, đều là chi phí được trừ. Ngoài ra, các dịch vụ khác như thuê bảo vệ, vệ sinh, hay phần mềm quản lý bán hàng (POS) cũng tương tự.
Hãy đảm bảo bạn thu thập và lưu giữ tất cả các hóa đơn này một cách cẩn thận hàng tháng.
7. Chi Phí Khấu Hao Tài Sản Cố Định
Tài sản cố định là những thứ có giá trị lớn và sử dụng trong thời gian dài. Ví dụ như kệ trưng bày, quầy thu ngân, máy tính, máy lạnh, hay xe tải giao hàng. Bạn không thể tính toàn bộ giá trị tài sản vào chi phí trong một lần.
Thay vào đó, bạn sẽ phân bổ giá trị của tài sản đó trong suốt thời gian sử dụng hữu ích của nó. Quá trình này được gọi là khấu hao. Chi phí khấu hao hàng năm là một khoản chi được trừ hợp lệ, miễn là tài sản đó phục vụ cho hoạt động kinh doanh và được quản lý, theo dõi theo quy định.
8. Các Khoản Thuế, Phí và Lệ Phí
Một số loại thuế, phí bạn đã nộp cũng được tính vào chi phí được trừ. Ví dụ điển hình nhất là lệ phí môn bài nộp hàng năm. Ngoài ra, thuế xuất nhập khẩu (nếu có) hay thuế tài nguyên cũng là chi phí hợp lệ.
Lưu ý quan trọng: Thuế TNDN, thuế GTGT và thuế thu nhập cá nhân (TNCN) không được tính là chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
Những Sai Lầm Cần Tránh Khi Kê Khai Chi Phí
Hiểu rõ các khoản được trừ là một chuyện, nhưng tránh các sai lầm phổ biến cũng quan trọng không kém. Dưới đây là một vài lỗi các chủ shop thường mắc phải:
- Sử dụng chi phí cá nhân: Chi phí ăn tối với gia đình hay mua sắm cá nhân không thể được tính vào chi phí của cửa hàng.
- Thiếu hóa đơn, chứng từ: Mọi chi phí đều cần giấy tờ chứng minh. Một khoản chi dù hợp lý đến đâu cũng sẽ bị loại nếu không có hóa đơn.
- Không lập hồ sơ cho hàng hỏng: Hàng hóa bị hỏng hoặc mất mát cần có biên bản kiểm kê, xác nhận rõ ràng để được chấp nhận.
- Quên quy tắc thanh toán không dùng tiền mặt: Với hóa đơn trên 20 triệu, nếu bạn trả bằng tiền mặt, chi phí đó sẽ không được khấu trừ.
Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ)
Chi phí tiếp khách, ăn uống có được trừ không?
Có, chi phí tiếp khách được xem là chi phí hợp lệ nếu nó phục vụ cho hoạt động kinh doanh (ví dụ: gặp gỡ đối tác, nhà cung cấp) và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ. Tuy nhiên, bạn cần chứng minh được sự liên quan của nó đến việc kinh doanh.
Hóa đơn bán lẻ (không có mã số thuế) có được chấp nhận không?
Đối với các khoản chi nhỏ, không thường xuyên, bạn có thể lập Bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn (mẫu 01/TNDN). Tuy nhiên, việc này khá hạn chế. Tốt nhất là luôn yêu cầu hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng hợp lệ.
Tôi phải lưu trữ chứng từ, hóa đơn trong bao lâu?
Theo Luật Kế toán, bạn phải lưu trữ chứng từ kế toán (bao gồm hóa đơn) trong thời gian tối thiểu là 10 năm. Việc này rất quan trọng để phục vụ cho các đợt thanh tra, kiểm tra thuế sau này.
Nếu chi phí không có hóa đơn thì phải làm sao?
Về nguyên tắc, chi phí không có hóa đơn hợp lệ sẽ không được trừ. Trừ một số trường hợp đặc thù như chi phí mua nông sản trực tiếp từ người dân, bạn có thể lập bảng kê. Vì vậy, hãy luôn tập thói quen lấy hóa đơn cho mọi giao dịch.
Tóm Lược: Chìa Khóa Tối Ưu Thuế Cho Bạn
Tóm lại, việc tối đa hóa chi phí được trừ không phải là một thủ thuật phức tạp. Nó đòi hỏi sự cẩn thận và kỷ luật trong việc quản lý chứng từ. Bằng cách hiểu rõ các quy định và xây dựng một quy trình lưu trữ hóa đơn, sổ sách bài bản, bạn có thể giảm đáng kể gánh nặng thuế một cách hoàn toàn hợp pháp.
Hãy bắt đầu áp dụng những kiến thức này ngay hôm nay. Bởi vì, mỗi đồng chi phí hợp lệ bạn ghi nhận chính là một đồng lợi nhuận bạn giữ lại cho cửa hàng của mình.
