Quy Trình Lập Biên Bản Điều Chỉnh, Thay Thế Hóa Đơn Theo Nghị Định 123

Việc phát hành hóa đơn điện tử đôi khi không tránh khỏi sai sót. Do đó, việc lập biên bản điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn là vô cùng cần thiết để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ pháp luật. Bài viết này sẽ đi sâu vào quy trình lập biên bản điều chỉnh, thay thế hóa đơn theo quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, giúp các kế toán viên và chuyên viên nhân sự nắm vững nghiệp vụ.

Tầm Quan Trọng Của Biên Bản Điều Chỉnh, Thay Thế Hóa Đơn

Trong hoạt động kinh doanh, sai sót trên hóa đơn là điều khó tránh khỏi. Những sai sót này có thể liên quan đến thông tin người bán, người mua, hàng hóa, dịch vụ, hoặc các giá trị trên hóa đơn. Nếu không được xử lý kịp thời và đúng quy định, những sai sót này có thể dẫn đến các vấn đề về thuế, kế toán và pháp lý cho doanh nghiệp.

Vì vậy, việc lập biên bản điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn là một bước quan trọng. Nó giúp ghi nhận lại các thay đổi, sửa chữa hoặc hủy bỏ hóa đơn cũ, đồng thời tạo cơ sở cho việc phát hành hóa đơn mới chính xác. Điều này đảm bảo tính minh bạch, chính xác trong hệ thống sổ sách kế toán và tuân thủ các quy định hiện hành.

Căn Cứ Pháp Lý: Nghị Định 123/2020/NĐ-CP

Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/07/2022, là văn bản pháp lý quan trọng quy định về hóa đơn, chứng từ. Nghị định này đã sửa đổi, bổ sung một số điều của các nghị định về thuế, trong đó có quy định về xử lý hóa đơn điện tử có sai sót. Cụ thể, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định rõ các trường hợp và cách thức xử lý khi hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế hoặc chưa cấp mã có sai sót.

Ngoài ra, Thông tư 78/2021/TT-BTC cũng hướng dẫn chi tiết việc thực hiện Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Hai văn bản này cùng nhau tạo nên khung pháp lý vững chắc cho việc quản lý và xử lý hóa đơn điện tử tại Việt Nam.

Gần đây, có những cập nhật quan trọng về hóa đơn điện tử. Cụ thể, từ giữa năm 2025, các quy định mới theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC sẽ mở rộng đối tượng áp dụng, chuẩn hóa quy trình phát hành và tăng cường quản lý rủi ro, hướng tới hóa đơn điện tử thời gian thực. Nghị định 123/2020/NĐ-CP là nền tảng cho những thay đổi này.

Các Trường Hợp Lập Biên Bản Điều Chỉnh, Thay Thế Hóa Đơn

Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định hai trường hợp chính cần lập biên bản điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn:

1. Hóa Đơn Có Sai Sót Thông Tin

Đây là trường hợp phổ biến nhất. Sai sót có thể bao gồm:

• Sai tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán hoặc người mua.
• Sai tên hàng hóa, dịch vụ.
• Sai đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
• Sai thành tiền, thuế suất, tiền thuế, tổng cộng.

Khi phát hiện hóa đơn có sai sót, doanh nghiệp cần lập biên bản điều chỉnh hoặc thay thế. Biên bản này cần mô tả rõ nội dung sai sót và nội dung điều chỉnh, thay thế. Sau đó, doanh nghiệp sẽ xuất hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.

Ví dụ, nếu hóa đơn ghi sai tên khách hàng, bạn cần lập biên bản ghi rõ tên khách hàng cũ và tên khách hàng mới. Sau đó, xuất hóa đơn mới với thông tin chính xác của khách hàng.

2. Hóa Đơn Bị Hủy Hoặc Hợp Đồng Bị Thay Đổi

Trong trường hợp hợp đồng mua bán bị hủy bỏ hoặc có sự thay đổi nội dung sau khi hóa đơn đã được phát hành, doanh nghiệp cũng cần lập biên bản. Biên bản này sẽ ghi nhận lý do hủy bỏ hoặc thay đổi hợp đồng, dẫn đến việc cần hủy hóa đơn cũ và phát hành hóa đơn mới.

Nội dung của biên bản cần nêu rõ thông tin hóa đơn cũ bị ảnh hưởng, lý do thay đổi và thông tin chi tiết của hóa đơn mới được phát hành để thay thế.

Quy Trình Lập Biên Bản Điều Chỉnh, Thay Thế Hóa Đơn

Quy trình chung để lập biên bản điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn bao gồm các bước sau:

Bước 1: Xác Định Loại Sai Sót và Phương Pháp Xử Lý

Đầu tiên, cần xác định rõ sai sót thuộc loại nào: sai sót thông tin hay liên quan đến việc hủy/thay đổi hợp đồng. Dựa trên đó, lựa chọn phương pháp xử lý phù hợp theo quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.

• Đối với hóa đơn chưa cấp mã của cơ quan thuế: Doanh nghiệp tự hủy hóa đơn sai sót và lập hóa đơn mới.
• Đối với hóa đơn đã cấp mã của cơ quan thuế: Doanh nghiệp lập biên bản điều chỉnh hoặc thay thế.

Việc xử lý hóa đơn điện tử sai sót luôn là một vấn đề phức tạp. Nếu bạn gặp khó khăn với việc xử lý hóa đơn sai tên, địa chỉ hay mã số thuế, có thể tham khảo thêm bài viết Xử lý hóa đơn điện tử sai tên, địa chỉ, MST để có thêm thông tin chi tiết.

Bước 2: Lập Biên Bản Điều Chỉnh hoặc Thay Thế

Biên bản cần có đầy đủ các thông tin sau:

• Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên bán và bên mua.
• Số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ngày lập hóa đơn cần điều chỉnh/thay thế.
• Lý do lập biên bản (nêu rõ sai sót là gì).
• Nội dung ghi nhận sai sót trên hóa đơn cũ.
• Nội dung ghi nhận theo thỏa thuận hoặc thực tế đúng đắn.
• Thỏa thuận về việc điều chỉnh/thay thế.
• Ngày lập biên bản.
• Chữ ký, con dấu của đại diện hai bên (bên bán và bên mua).

Dưới đây là ví dụ về mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn do sai sót thông tin:

Mẫu Biên Bản Điều Chỉnh Hóa Đơn Điện Tử Do Sai Sót Thông Tin

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
——————

BIÊN BẢN ĐIỀU CHỈNH HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CÓ SAI SÓT
(Số: …………)

Căn cứ hợp đồng kinh tế số: ……………………………………………..

Căn cứ Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 quy định về hóa đơn, chứng từ.

Căn cứ Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17 tháng 9 năm 2021 hướng dẫn thực hiện Luật Quản lý thuế và Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ.

Hôm nay, ngày … tháng … năm 2024, hai bên chúng tôi gồm:

Đơn vị bán hàng: …………………………………………………
Mã số thuế: …………………………………………………
Địa chỉ: …………………………………………………
Đại diện: …………………………………………………
Chức vụ: ………………………

Đơn vị mua hàng: …………………………………………………
Mã số thuế: …………………………………………………
Địa chỉ: …………………………………………………
Đại diện: …………………………………………………
Chức vụ: ………………………

Hai bên thống nhất lập biên bản điều chỉnh hóa đơn cho hóa đơn số: … ngày …/…/2024.

Lý do điều chỉnh: Hóa đơn điện tử ghi sai tên hàng hóa dẫn đến sai đơn giá, số tiền, thuế GTGT và tổng thanh toán.

Cụ thể như sau:

1. Nội dung ghi nhận sai sót trên hóa đơn số … ngày …/…/2024:

| Tên hàng hóa dịch vụ | ĐVT | Số lượng | Đơn giá | Thành tiền | Thuế GTGT (10%) | Tổng thanh toán |

|———————-|—–|———-|———|————-|—————–|—————–|

| ……………… | … | …… | …… | ……… | …………. | …………… |

| ……………… | … | …… | …… | ……… | …………. | …………… |

2. Nội dung đúng theo thỏa thuận và thực tế mua bán:

| Tên hàng hóa dịch vụ | ĐVT | Số lượng | Đơn giá | Thành tiền | Thuế GTGT (10%) | Tổng thanh toán |

|———————-|—–|———-|———|————-|—————–|—————–|

| ……………… | … | …… | …… | ……… | …………. | …………… |

| ……………… | … | …… | …… | ……… | …………. | …………… |

3. Hai bên thống nhất như sau: Bên bán sẽ xuất hóa đơn mới vào ngày …/…/2024 để thay thế cho hóa đơn sai sót số: … ngày …/…/2024.

Biên bản được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản có giá trị pháp lý như nhau.

ĐẠI DIỆN BÊN BÁN
(Ký điện tử/Ký, ghi rõ đóng dấu, họ tên)

ĐẠI DIỆN BÊN MUA
(Ký điện tử/Ký, ghi rõ đóng dấu, họ tên)

Tương tự, đối với trường hợp hủy hợp đồng hoặc thay đổi nội dung hợp đồng, biên bản sẽ có cấu trúc như sau:

BIÊN BẢN THAY THẾ HÓA ĐƠN DO HỦY HỢP ĐỒNG/THAY ĐỔI NỘI DUNG HỢP ĐỒNG
(Số: …………)

Căn cứ hợp đồng số: …….. ngày … tháng … năm …

Căn cứ Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 quy định về hóa đơn, chứng từ.

Căn cứ Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17 tháng 9 năm 2021 hướng dẫn thực hiện Luật Quản lý thuế và Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ.

Hôm nay, ngày … tháng … năm 2024, chúng tôi gồm:

Đơn vị bán hàng: …………………………………………………
Mã số thuế: …………………………………………………
Địa chỉ: …………………………………………………
Đại diện: …………………………………………………
Chức vụ: ………………………

Đơn vị mua hàng: …………………………………………………
Mã số thuế: …………………………………………………
Địa chỉ: …………………………………………………
Đại diện: …………………………………………………
Chức vụ: ………………………

I. Nội dung hóa đơn cần thay thế:

Số hóa đơn: [Số hóa đơn cũ]
Ngày hóa đơn: [Ngày hóa đơn cũ]
Lý do thay thế: Hóa đơn điện tử bị hủy/thay đổi thông tin hợp đồng dẫn đến cần thay thế hóa đơn.

II. Thông tin hóa đơn mới:

Số hóa đơn thay thế: [Số hóa đơn mới]
Ngày hóa đơn mới: [Ngày hóa đơn mới]
Nội dung thay đổi: [Mô tả chi tiết nội dung đã thay đổi so với hóa đơn cũ, ví dụ: giá trị hợp đồng, thông tin khách hàng, các điều khoản khác].

III. Quy trình thực hiện: Bên bán sẽ tiến hành hủy hóa đơn cũ vào ngày …/…/2024. Hóa đơn mới sẽ được thiết lập vào ngày …/…/2024 với thông tin đã điều chỉnh. Bên bán sẽ gửi hóa đơn mới cho bên mua sau khi hoàn tất quy trình hủy hóa đơn cũ và xuất hóa đơn mới.

Biên bản được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản có giá trị pháp lý như nhau.

ĐẠI DIỆN BÊN BÁN
(Ký điện tử/Ký, ghi rõ đóng dấu, họ tên)

ĐẠI DIỆN BÊN MUA
(Ký điện tử/Ký, ghi rõ đóng dấu, họ tên)

Bước 3: Xuất Hóa Đơn Điều Chỉnh hoặc Thay Thế

Sau khi biên bản được lập và ký, bên bán sẽ tiến hành xuất hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo đúng nội dung đã ghi nhận trong biên bản.

Lưu ý quan trọng:

• Hóa đơn điều chỉnh: Sử dụng ký hiệu “ĐC” trên hóa đơn mới. Nội dung điều chỉnh chỉ ghi lại phần sai sót và phần đúng.
• Hóa đơn thay thế: Sử dụng ký hiệu “ĐT” trên hóa đơn mới. Nội dung thay thế ghi lại toàn bộ nội dung đúng của hóa đơn.

Bước 4: Lưu Trữ Chứng Từ

Tất cả các chứng từ liên quan, bao gồm hóa đơn cũ, biên bản điều chỉnh/thay thế, và hóa đơn mới, cần được lưu trữ cẩn thận theo quy định của pháp luật để phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu của cơ quan thuế.

Những Lưu Ý Quan Trọng Khi Xử Lý Hóa Đơn

Bên cạnh quy trình lập biên bản, các kế toán viên cần lưu ý thêm một số điểm sau:

• Thời hạn xử lý: Cần xử lý sai sót hóa đơn càng sớm càng tốt để tránh ảnh hưởng đến việc kê khai thuế và các nghĩa vụ tài chính khác.
• Tính chính xác: Mọi thông tin trong biên bản và hóa đơn điều chỉnh/thay thế phải đảm bảo tính chính xác tuyệt đối.
• Thông báo cho cơ quan thuế: Theo quy định, việc điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn đã được cấp mã của cơ quan thuế cần được thông báo cho cơ quan thuế bằng phụ lục hoặc thông điệp dữ liệu.
• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Trường hợp hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế có sai sót về dữ liệu, doanh nghiệp thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn theo quy định tại Điều 19 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
• Hóa đơn không có mã của cơ quan thuế: Nếu hóa đơn không có mã của cơ quan thuế bị sai sót, doanh nghiệp có thể lựa chọn hủy bỏ và xuất hóa đơn mới hoặc lập biên bản điều chỉnh.

Việc tuân thủ đúng quy trình và các quy định pháp luật về hóa đơn điện tử là vô cùng quan trọng. Nếu bạn cần tìm hiểu thêm về các quy định liên quan đến hóa đơn, có thể tham khảo các bài viết chi tiết trên các cổng thông tin uy tín.

Đối với các doanh nghiệp, việc nắm vững các quy định về hóa đơn điện tử, bao gồm cả quy trình xử lý sai sót, là yếu tố then chốt để hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ và tuân thủ pháp luật.

Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ)

Hy vọng những thông tin trên đây sẽ giúp các kế toán viên và chuyên viên nhân sự thực hiện công việc của mình một cách hiệu quả và chính xác nhất.